Пошук по сайту


Завідувач архіву М.В. Дзюба - Лекція: "Вимоги до ведення загального діловодства "

Лекція: "Вимоги до ведення загального діловодства "

Сторінка8/8
1   2   3   4   5   6   7   8

Завідувач архіву М.В. Дзюба

ПОГОДЖЕНО ПОГОДЖЕНО

Протокол засідання Протокол засідання ЕК державного архіву

ЕК Головного УДК України у Львівській області

у Львівській області

"25 " грудня 2006 № 8 " 03 " січня 2007


Підсумковий запис про категорії та кількість справ, заведених у 2006 році в установі

За строками зберігання



Усього



У тому числі

таких, що переходять

з позначкою "ЕПК"

Постійного

14

10

4

Тимчасового (понад 10 років)

8

6

2

Тимчасового (до 10 років включно)

60

55

5

Разом

82

71

11

Завідувач архіву М.В. Дзюба

Формування й оформлення справ
Справа - це сукупність документів або документи, які стосуються одного питання чи ділянки діяльності й уміщені в окрему обкладенку ( ДСТУ 2732-94 ).

Формування справ - це групування виконаних документів у справи відповідно до номенклатури справ ( Постанова КМ України 1153 ).

Справи формуються централізовано за місцем реєстрації документів, у канцелярії установи.

Правільне формування справи сприяє оперативному пошукові потрібних документів установи, схоронності їх, упорядкуванню діловодства.

Після того як в управлінській діяльності вже використано інформацію, що міститься в документі , він стає " пам"яттю " установи, потреба в якій може виникти згодом. Таких документів нагромаджується богато. Тому, аби відпрацьовані документи можна било швидко вішукати в разі потреби, їх групують у справи. Яким надають найменування ( заголовки), що в стислій узагальненій формі вітворюютьсклад і зміст документа у справах . Основною частиною заголовка справи є виклад питання (предмета), з якого вона заводиться.

Заголовки справи складаються з:
 назви виду справи (листування, журнал) або різновид документів (накази, протоколи);

 найменування установи та її структурного підрозділу, що є автором документа;

 найменування установи та її структурного підрозділу, до яких адресовані або від яких одержані документи;

 короткого змісту документів справи;

 найменування регіону або країни, з якими пов’язаний зміст документів справи;

 дата періоду до якого належать документи справи;

 вказівки на наявність копій документів у справі.

Наприклад: “Листі, скарги, заяви громадських організацій та документи проїх розгляді виконання ” ( Приклад 4 ).

На кожній справі, включеній до номенклатури справ, має бути умовне позначення (арабськими цифрами) – індекс. Індекс справ структурного підрозділу складається з індексу структурного підрозділу (за штатним розписом або класифікатором структурних підрозділів) та порядкового номера в межах підрозділу. Якщо справа складається з томів (частин), індекс ставлять на кожному томі із зазначенням: т.1, т.2 тощо. В кожній справі повинно бути внутрішний опис документів, які є у справі, та підсумковий напис ( приклад 5 )



УКРАЇНА

МІНІСТЕРСТВО ФІНАНСІВ УКРАЇНИ

ДЕРЖАВНЕ КАЗНАЧЕЙСТВО УКРАЇНИ

ГОЛОВНЕ УПРАВЛІННЯ ДЕРЖАВНОГО КАЗНАЧЕЙСТВА УКРАЇНИ

у ЛЬВІВСЬКІЙ ОБЛАСТІ
ЮРИДИЧНИЙ ВІДДІЛ

СПРАВА № 14-06
Листи , скарги, заяви громадських

організацій та документи про їх розгляд і виконання
том 1


Розпочато: 08. 01. 2006 р.

Закінчено: 30. 06. 2006 р.

На 250 аркушах

Термін зберігання: 5 р.


м. ЛЬВІВ


ВНУТРІШНІЙ ОПИС

документів, які знаходяться в справі № 14-06 за 2006 р.

Листи , скарги, заяви громадських організацій та документи про їх розгляд і виконання

том 1




з/п


Дата документу

Номер

примірника



Вид та стислий зміст документів


Номериаркушів

справи

Відміткапровилученнядокументаізсправийогомісцезнаходженняабопрознищення

вхідного

підготовленого

1

2

3

4

5

6

7

2 0 0 6 рік

1.

08.01.06

№ 5-11/4




1

Скарга гр. Дудко М.Ф.

1-3




2.



12.01.2006

№ 14-065/10

2

Відповідь на скаргу гр. Дудко М.Ф.

4-6




40.

30.06.06.




1

Відповідь на заяву Лелеки С.В.


248-250





Вього до опису внесено 40 ( сорок ) документів на 250 ( двісті п"ятидесяти ) аркшах.

Реєстрацію закінчено порядковим номером 40 ( сорок )

Головний спеціаліст юридичного сектору В.А. Місько

Всього в справі пронумеровано прошито та скріплено

печеткою 250 ( двісті п"ятьдесять ) аркушів

Внутрішний опис на 2 (двух) аркушах;

Головний спеціаліст юридичного сектору В.А. Місько

Формуючи справи, слід дотримуватися таких правил:

  • у справу підшивають документи , роботу з якими закінчено;

  • у справи підшивають орігінали чи копії, завірені в установленому порядку;

  • документи, що мають різні терміни зберігання, групують у різні справи ;

  • документи з одного питання підшивають в одну справу ( в кожній справі або томі має бути не більш 250 аркушів. Може бути кілька томів однієї справи );

  • до справи вносять лише один примірник документа;

  • кожний документ, унесений до справи, має бути належним чином оформлений ( містити позначку про виконання документа інаправлення його до справи) ;

  • як правило, до справи вносяться документи одного календарного року;

  • у справу не підшивають документи, що підлягають поверненню, а також чернетки документів;

  • усередині справ документи розташовані у хронологічній ( номерній ) послідовності ( документи, термін зберігання яких становить до 10 років включно, можна розташовувати у зворотній хронологічній послідовності.);

На лицьовому боці обкладинки справи мають бути такі дані:

  • назва організації;

  • назва структурного підрозділу;

  • номенр справи;

  • заголовок справи;

  • за який рік ( роки);

  • кількість аркушів;

  • термін зберігання ( згідно з Переліком).

Методичне керівництво і контроль за формуванням справ в установі та її структурних підрозділах здійснює канцелярією установи.

З метою забезпечення схоронності документів справи повинні зберігатись у робочих кімнатах або спеціально відведених для цієї мети приміщеннях ї, у шафах і столах, що зачиняються.

Висновок
Сучасний економічний розвиток ставить суспільство перед необхідністю роз"язання комплексу проблем, пов"язаних перш за все з ефективним використанням достовірної, своєчасної і достатньої управлінської інформації. Комунікативний зв"язок між різними рівнями державного управління, суб"єктами та об"єктами підприємницької діяльності, міжнародними партнерами бузується на основі певних правил і вимог, що встановлюються відповідними нормативними документами.

Попри значне поширення в сучасному світі електронних документів традиційний паперовий носій інформації залишається найбільш вживаним в управлінській практиці. До виконання здебільшого приймаються рішення з наявністю всіх візуальних атрибутів, що асоціюються з поняттям "документ".

Питома вага паперових документів у сучасному діловодстві не тільки не зменшилась із впровадженням ком"ютерної техніки, а й впевно зростає. При цьому збільшується їх загальна маса.

Вихід із цієї ситуації бачиться в підвищенні культури роботи з документами.


1   2   3   4   5   6   7   8

Схожі:

С. Писарівка
Міністерства освіти І науки України від 28. 08. 2013 №1239, з метою встановлення єдиних вимог І подальшого вдосконалення системи...

Положення про вимоги щодо ведення та перевірки зошитів з математики...
Он україни №1/9-529 від 27. 12. 2000р «Орієнтовні вимоги до виконання письмових робіт І перевірки зошитів з природничо-математичних...

Лекція: Ведення документів документів, що містять конфіденційну
Розмноження І розсилання ( відправлення документів )з грифом для "Для службового користування"

Вимоги до ведення та перевірки учнівських зошитів із української...
Для контрольних робіт з української мови в усіх класах використовують по одному зошиту

Методичні рекомендації щодо ведення та перевірки зошитів із світової...
Мандровний О. М., методист міського методичного центру відділу освіти виконавчого комітету Славутицької міської ради

Методичні рекомендації розроблено на основі листа мон україни від...
Підвищення вимог до якості викладання всіх предметів вимагає ґрунтовного поліпшення порядку ведення учнівських зошитів. У боротьбі...

Методичні рекомендації щодо ведення зошитів з української мови та літератури
України від 28. 04. 2006 року №1/9-301 «Вимоги до виконання письмових робіт учнів загальноосвітніх навчальних закладів І перевірки...

Державний заклад «Навчально-методичний кабінет професійно-технічної...
Загально-методичні підходи до оформлення та ведення комплектів навчально-програмної документації, навчально-методичної документації...

Форма отримання вхідни потоків І вимоги до них
Зу «Про господарську діяльність», статут підприємства, законодавче забезпечення, методичні вимоги та інші нормативні акти, що регулюють...

Вступ
Нтр. Природно, що нтр відіграє роль у вдосконаленні вищої освіти. Це висуває нові підвищені вимоги до знань студентів І щоб задовольнити...



База даних захищена авторським правом © 2017
звернутися до адміністрації

l.lekciya.com.ua
Головна сторінка