Пошук по сайту


Номенклатура справ: принципи створення - Лекція: "Вимоги до ведення загального діловодства "

Лекція: "Вимоги до ведення загального діловодства "

Сторінка6/8
1   2   3   4   5   6   7   8

Номенклатура справ: принципи створення
Що таке номенклатура справ? Як правильно оформити цей документ? Навіщо взагалі він потрібен? Хто має його розробляти? До кого звертатися для схвалення та погодження номенклатури справ? . Як оформити справу ? Труднощів, по цих питаннях,. як правило, виникає чимало, особливо якщо вперше доводиться працювати над цим важливими і разом з тим непростими документами . Тому пропонуємо Вам у практичній роботі дати відповіді на питання щодо складення, оформлення, погодження та затвердження номенклатури справ, як сруктурного підрозділу так і зведеної номенклатури справ установи.

Номенклатура справ це систематизований перелік найменувань справ, створюваних у діловодстві установи, оформлений у відповідному порядку із зазначенням строків зберігання справ ( Постанова КМ України № 1153).

Розроблення номенклатури справ покладається на службу діловодства (управління справами, загальний відділ, відділ діловодства і контролю, кан­целярію) підприємства, установи, організації.. На невеликому підприємстві функції такої служби може виконувати один працівник ( як правило, секретар), відповідальний за організацію діловодства.

Номенклатура справ є обов'язковим документом для кожного підприємства, щоб створити єдину систему формування справ, забезпечити їх облік, швидко розшукати його за змістом та видом, відібрати документи на державне зберігання.

Для правильного формування справ документи групують за змістом і видами ще в поточній роботі з ними. Групування документів закріпляють в номенклатурі справ . Якщо номенклатуру справ складено правільно, то документи в міру їх виконання вноситимуться до тих справ, які зазделегить для них предбачено а отже, знайти потрібний документ буде не складно. Крім того номенклатура справ є покажчиком індексів документів , що присвоються під час реєстрації, оскільки індекс документа може містити індекс структурного підрозділу підприємства й номер за номенклатурою . Отже, номенклатура справ визначає принципи розподілу документів та групування їх у справи, закріплює індексацію структурних підрозділів підприємства, індексацію справ, установлює терміни зберігання документів, використувується як схема побудови довідкової картотеки відпрацьованих документів і є звітним документом і є звітним документом архіву підприємства.

Існують три види номенклатур справ: примірна, типова та індивіду­альна.

Примірни й типові номенклатури справ є нормативно-методичними посібниками для складання індивідуальної номенклатури справ підприємства.

Типова номенклатура справ установлює типовий склад справ для установ, однорідних за характером діяльності, однаковою структурою, з єдиною системою індексації кожної справи, і є нормативним актом.

Типова номенклатура справ для установ окремого регіону розробляється відповідним місцевим органом виконавчої влади, погоджується з експертно-перевірочною комісією відповідного державного архіву, затверджується керівником установи та державного архіву і підлягає державній реєстрації в місцевому органі Міністерства юстиції України.

Примірна номенклатура справ установлює примірний склад справ для установ, однорідних за характером діяльності, але різних за структурою, і має рекомендаційний характер.

Примірна номенклатура справ розробляється міністерствами іншими центральними та місцевими органами виконавчої влади, погоджується з Центральною експертно-перевірочною комісією Держкомархіву або експертно-перевірочною комісією відповідного державного архіву і затверджується керівництвом установи-автора.

Звичайно, основну увагу необхідно приділити складанню саме інди­відуальної номенклатури, яка включатиме заголовки лише тих справ, що ведуться на підприємстві, з урахуванням специфіки діяльності й форму­вання справ конкретного підприємства. Втім, для підготовки цього доку­мента стануть у пригоді існуючі примірні та типові номенклатури справ, що їх розробляють організації вищого рівня (міністерства, державні ко­мітети, інші органи державної влади, центральні установи країни, великі корпорації, концерни, асоціації, товариства та компанії) для мережі підві­домчих організацій або дочірніх підприємств, однорідних за характером ді­яльності, з метою створення методичної основи раціональної організації діловодства, уніфікації заголовків однотипних справ та встановлення для них єдиних строків зберігання.

Типові і примірні номенклатури справ розробляють вищі установи для мережі установ, що належать до сфери їх управління і використовуються цими установами як посібники під час складання індивідуальних номенклатур справ.

Навіть маючи типову чи примірну номенклатуру справ, кожна установа обов’язково має індивідуальну номенклатуру справ. Зазвичай, індивідуальна номенклатура справ установи складається з номенклатури справ структурних підрозділів.

Номенклатуру справ структурного підрозділу розробляє посадова особа, відповідальна за діловодство у структурному підрозділі, залучаючи фахівців, обов’язково погоджує її керівник архівного підрозділу установи. Керівник структурного підрозділу підписує номенклатуру.

Основним нормативним документом при визначенні термінів зберігання документів та їх відбиранні на державне зберігання є “Перелік типових документів, що утворюються в діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших установ, організацій і підприємств, із зазначенням термінів зберігання документів”, затверджений наказом Головного архівного управління при Кабінеті Міністрів України від 20 липня 1988 р. № 41 ( опублікований на сайті Верховної Ради України http://zakon.rada.gov.ua ).

Перед як скласти номенклатуру справ структурного підрозділу необхідно праналізувати роботу стуктуруного підрозділу зокрема, вивчити склад, зміст та кількість документів, що утворюються у процесі діяльності структурного підрозділу. Для цього слід використовувати джерела, що містять інформацію про мету і предмет діяльності, про завдання і функції, що маєздійснювати структурний підрозділ ( установа ) . Такими джерелами є положення про стуктурний підрозділ ( статут підприємства ), посадові інструкції ( штатні розписи), плани та звіти, а також діючі переліки ( класифікатори ) документів зі строками зберігання.

Для виконання цього завдання можна,обрати один з двох шляхів.

Перший. Номенклатури справ структурних підрозділів розробляють працівники, відповідальні за діловодство у цих підрозділах, керівники від­повідних структурних підрозділів підписують/підготовлені номенклатури, потім їх погоджують з експертними комісіями установи та з керівником архівно­го підрозділу підприємства. Після чого номенклатури справ усіх структур­них підрозділів та первинних громадських організацій зводяться службою діловодства в єдину (зведену) номенклатуру справ підприємства.

Другий. Працівник (секретар, завідувач канцелярії, керівник служби ді­ловодства тощо), відповідальний за підготовку номенклатури справ установи, зібравши пропозиції та вивчивши напрями діяльності, а також склад і зміст документів усіх без винятку структурних підрозділів, може са­мостійно підготувати проект зведеної номенклатури справ, а після затвер­дження розподілити її за розділами між структурними підрозділами.

Відзначимо, що саме перший шлях відповідає вимогам щодо розроблен­ня номенклатур, але він може бути реалізований лише за наявності у струк­турних підрозділах працівників, здатних кваліфіковано скласти номенкла­туру справ. Другий шлях не є унормованим, проте саме він найчастіше обирається на практиці.

ВИМОГИ ДО НОМЕНКЛАТУРИ СПРАВ.

До основних принципів побудови номенклатури справ належать:

  • єдиний підхід до обліку, систематизації, опису та пошуку документів;

  • застосування індексації документів;

  • стабільність індексів справ.

Номенклатуру справ складають на підставі:

  • положення про підприємство або статуту підприємства;

  • планів роботи й звітів про роботу;

  • штатних розкладів;

  • переліків документів;

  • класифікаторів;

  • номенклатур спра вза попередні роки;

  • списків стуктурних підрозділів і кориспондентів;

  • описів справ постійного й тимчасового зберігання ( понад 10 років );

  • довідкових картотек.

До номенклатури справ уносять;

  • усі справи й документи, що відображають документовані ланки роботи та окремі аспекти діяльності підприємства або структурного підрозділу;

  • справи тимчасово діючих органів, документи яких є правовою підставою для підтвердження повноважень установи або припинення її діяльності;

  • незакінчені справи, що надійшли з іншого підприємства для дальшої роботи з ними№

  • всі довідкові картотеки документів.

До номенклатури справ не включають друковані видання, до­відники, бюлетені, реферативні журнали, експрес-інформація та інші по­дібні матеріали.

Розміщення справ у номенклатурі структурного підрозділу має відповідати ступеню важливості питань, що вирішуються, з урахуванням взаємозв’язку документів, включених до конкретних справ. Зазвичай, першою розміщують групу справ, що включає документи органів вищого рівня, далі група організаційно-розпорядчої документації самої установи (накази, розпорядження, ухвали тощо), планово-звітну документацію і листування. У групі листування першими розміщують справи, що містять листування з органами вищого рівня.

Якщо документи за змістом і строком зберігання не можуть бути згруповані у справи, передбачені номенклатурою, заводиться нова справа з обов’язковим унесенням її назви та строку зберігання в діючу номенклатуру справ.

У кінці діловодного року номенклатуру справ обов’язково закривають підсумковим записом, у якому зазначають кількість і категорії фактично заведених за рік справ. Підсумковий запис скріплює своїм підписом особа, відповідальна за діловодство.

У номенклатурі справ протягом діловодного року в графі “Примітка” роблять відмітку про заведення і включення нових справ, про перехідні справи, про посадових осіб, відповідальних за формування справ тощо ( приклад 1 ).

Якщо передбачену номенклатурою справу не було заведено, то після закінчення року в номенклатурі справ у графі “Примітка” роблять відмітку “Справу не заведено”, яку завіряє працівник, відповідальний за формування справ ( приклад 1 ).

Затверджую

Начальник управління земельних

Ресурсув України у Львівській області

В.І. Масляк

" 03 " счня 2007 р.

НОМЕНКЛАТУРА СПРАВ

Юридичного відділу на 2007 р.

Індекс справи

Заголовок справи (тому, частини)

Кількість справ (томів, частин)

Строк

зберігання

справи(тому, частини)

і номери статей


за переліком

Примітка

1

2

3

4

5

06. Юридичний відділ

06-01

Закони України ( надіслани для відома та керівництва в роботі)

1

Доки не мене потреба ст. 1-б




06-02

Постанови, розпорядження Кабінету Міністрів України

( надіслани для відома та керівництва в роботі)

1

Доки не мене потреба ст. 1-б




06-03

Укази і розпорядження Президента України; постанови Верховної Ради України( надіслани для відома та керівництва в роботі)


1

Доки не мене потреба ст. 1-б

Перехідна

ведеться з 2003р.

06-04

Листи, інструкції, роз"яснення, накази Управління земельних ресурсів України

1

Доки не мене потреба ст. 1-б




06-05

Листування з Управління земельних ресурсів України з правових питань

1

10 р. ст.68




06-06

Листування з відділенням земельних ресурсів у Львівській області

1

10 р. ст.68




06-07

Листи ,скарги ,0 заяви громадян, громадських організацій та документи про їх розгляд і виконання


1

5 р. ст. 28-б




06-08-01

Претензії вихідні ( листи )

1

1р. ст.74




06-08-02

Претензії вхідні ( листи)

1

1 р. ст.74




06-10

Листування з органами державної влади та місцевого самоврядування, підприємствами, установами з правових питань



1

10 р. ст.68

Перехідна

ведеться з 2004р.

06-11

Справи, що розглядаються в місцевих судах

1

3 р. ЕК




06-12

Посадові інструкції

1

3р. ст.50




06-13

Плани роботи відділу на квартал

1

3 р. ст.18-б




06-14

Довіреності на право представництва у судах

1

Доки не мене потреба




06-15

Положення пр управління земельних ресурсів України у Львівській області, свідотство про державну реєстрацію у

1

Доки не мене потреба




06-16

Індивідуальна номенклатура справ відділу

1

3 р. ст.89-б




Начальник юридичного сектору М.Д. Григоров

Номенклатуру справ щорічно (не пізніше листопада-грудня) переглядають, аналізують і уточнюють. Після внесення змін вона передруковується та затверджується керівником установи (структурного підрозділу) та вводиться в дію з 01 січня нового року.

Номенклатура справ підлягає погодженню з відповідним державним архівом або органом вищого рівня один раз на п’ять років або невідкладно в разі істотних змін у власності майна, структурі, функціях та характері роботи установи.

Як виняток, якщо цього вимагає специфіка роботи структурного підрозділу, документи постійного і тимчасового строків зберігання, пов’язані з вирішенням одного питання, можуть групуватися протягом діловодного року в одну справу. Після закінчення діловодного року або перед передачею справи в архівний підрозділ установи документи розкладають в окремі справи згідно з номенклатурою. В одній справі документи постійного, в іншій – документи тимчасового терміну зберігання. Слід включати до справи документи тільки з одного питання або групи споріднених питань, що становлять єдиний тематичний комплекс, спочатку ініціативний документ, а потім усі інші в логічній послідовності. Якщо документи за своїм змістом і строком зберігання не можуть бути згруповані у справи, передбачені номенклатурою, заводять нову справу обов’язково вносячи її найменування та строк зберігання в чинну номенклатуру справ. Документи, створені за допомогою автоматизованої системи, групують у справи на загальних підставах. У справі має бути не більше 250 аркушів формату А4 (210х297 мм) і 30…40 мм завтовшки.

Документи з часу створення (надходження) і до передачі їх в архівний підрозділ установи зберігаються за місцем їх формування у справах.

З метою підвищення оперативності розшуку документів справи розміщуються відповідно до номенклатури справ. На корінцях обкладинок справ зазначаються індекси за номенклатурою.

Якщо справи зберігають у структурному підрозділі, схоронність документів і справ забезпечує керівник структурного підрозділу і посадові особи, відповідальні за діловодство. Справи обов’язково мають зберігатися у робочих кімнатах або спеціально відведених для цієї мети приміщеннях у шафах і столах, що зачиняються.

Документи, створені за допомогою автоматизованої системи, зберігаються на загальних підставах.
1   2   3   4   5   6   7   8

Схожі:

С. Писарівка
Міністерства освіти І науки України від 28. 08. 2013 №1239, з метою встановлення єдиних вимог І подальшого вдосконалення системи...

Положення про вимоги щодо ведення та перевірки зошитів з математики...
Он україни №1/9-529 від 27. 12. 2000р «Орієнтовні вимоги до виконання письмових робіт І перевірки зошитів з природничо-математичних...

Лекція: Ведення документів документів, що містять конфіденційну
Розмноження І розсилання ( відправлення документів )з грифом для "Для службового користування"

Вимоги до ведення та перевірки учнівських зошитів із української...
Для контрольних робіт з української мови в усіх класах використовують по одному зошиту

Методичні рекомендації щодо ведення та перевірки зошитів із світової...
Мандровний О. М., методист міського методичного центру відділу освіти виконавчого комітету Славутицької міської ради

Методичні рекомендації розроблено на основі листа мон україни від...
Підвищення вимог до якості викладання всіх предметів вимагає ґрунтовного поліпшення порядку ведення учнівських зошитів. У боротьбі...

Методичні рекомендації щодо ведення зошитів з української мови та літератури
України від 28. 04. 2006 року №1/9-301 «Вимоги до виконання письмових робіт учнів загальноосвітніх навчальних закладів І перевірки...

Державний заклад «Навчально-методичний кабінет професійно-технічної...
Загально-методичні підходи до оформлення та ведення комплектів навчально-програмної документації, навчально-методичної документації...

Форма отримання вхідни потоків І вимоги до них
Зу «Про господарську діяльність», статут підприємства, законодавче забезпечення, методичні вимоги та інші нормативні акти, що регулюють...

Вступ
Нтр. Природно, що нтр відіграє роль у вдосконаленні вищої освіти. Це висуває нові підвищені вимоги до знань студентів І щоб задовольнити...



База даних захищена авторським правом © 2017
звернутися до адміністрації

l.lekciya.com.ua
Головна сторінка