Пошук по сайту


Шановний (ім'я та по батькові)! Шановний Ігоре Михайловичу! - Лекція: "Вимоги до ведення загального діловодства "

Лекція: "Вимоги до ведення загального діловодства "

Сторінка5/8
1   2   3   4   5   6   7   8

Шановний (ім'я та по батькові)!

Шановний Ігоре Михайловичу!

Шановний пане…………

Вільмишановний професоре……..

Назву адресата друкуютьна початку листа справа, без абзацного відступу, ширним шрифтом Times New Roman 13 пунктів, з лівим вирівнюванням, Щирина назви адресата не повинна перевищувати від правого поля основного текста. Звернення друкується жирним шрифтом Times New Roman розміром 15 пунктів без абзацного відступу посередині абзацу.При звертанні до посадових осіб вищого рівня влади та управління допускається зазначення лише посади, наприклад:

Шановний пане Президент!

Шановний пане Міністр!

У межах однієї сфери професійної діяльності звертання може мати такий вигляд:

Шановні колеги!

Після находження формули звертання до адресата і її оформлення у вступній частині ділового листа формулюється (аргументується) мета даного листа, тобто визначається тема ділового спілкування. Найбільш поширенними є дна варіанти:

* посилання на ініціативний (директивний) нормативним акт або організаційно-розпорядчий документ, що став основою або приводом для листування;
* констатація факту, події тощо.

Приклад:

Відповідно до Закону України "Про .............................. " та у зв'язку з ............... підготовлено проект постанови щодо .............

або:

Інститут провів соціологічні дослідження відносно кількісних і якісних показників кондитерських виробів, що пропонуються закладами громадського харчування м. Києва

Відповідно до Вашого листа від 14 квітня 2006

Перша фраза листа- дуже важлива , адже вона має переконати адресата у правельності написання листа. Якщо лист є відповіддю на запрошення, запитом, подякою, то вже в першому реченні доречно висловити вдячність:

Вдячні Вам за запрошення…….

Висловлюємо свою найщирішу вдячність за…….

Щиро вдячні Вам за те……………………..

Дозвольте висловити нашу вдячність………

У листах-підтвердженнях варто використовуватитакими початковими фразами:

Підтверджуємо свою згоду на…………

Із вдячністю підтверджуємо отримання…..

Ми отримали Вашого листа про…… і щиро Вам вдячні………….

У листах- проханнях початковими фразами можуть бути такі:

Просимо Вас вишукати можливість віділення коштів………

Просимо Вас поспріяти у вирішенні проблеми ( питання )…..

Звертаємось до Вас з проханням…………….

У листах- нагадуваннях потрібно ввічливо, тактовноі, водночас, переконливо вказати на те,що наприклад, термін виконання документа минув:

Дозвольте нагадати Вам………

Нагадуємо Вам……………

У повторних листах-нагадуваннях варто виявити категорійність і рішучість.Це можна зробити так: Повторно нагадуємо Вам….

Незважаючи нанеоднаразовинагадування та вжиті запобіжні заходи, Ви не подали

інформацію щодо……

У листах повідомленнях доречною буде одна з таких фраз:

Повідомляємо Вас….

Розглянувши Ваш лист, повідомляємо……

Цим листом повідомляємо, що…………..

Доводимо до Вашого відома………….
Основний зміст листа з викладом, описом, поясненням подій і ситуацій та їх, аналізом, обґрунтуванням тощо. У більшості конкретних ситуацій ділового спілкування основний
лист може бути вичерпаний двома-трьома реченнями. Хоча іноді розкриття основного змісту потребує докладного розгляду питань за окремими пунктами, що може супроводжуватись
цифровими розрахунками, таблицями, схемами тощо. Такий детальним розгляд необхідно звести в єдине логічне ціле.

Висновки це підсумок основного тексту, що, як правило,формулюється у вигляді пропозицій, вимог, прохань, відмов,нагадувань тощо. Ця частина починається одним із ключових
слів: "просимо", "повідомляємо", "направляємо", "рекомендуємо", "пропонуємо", "запрошуємо", "заперечуємо", " заперечуємо" та ін. Саме на основі цих опорних слів можна визначити
вид ділового листа: "просимо" -- лист-прохання або запит; "повідомляємо" - лист-повідомлення; "направляємо" - супровідний лист; "рекомендуємо" лист-роз'яснення тощо.

Негативний висновок (формулюється як заперечення пропозиції або прохання " вважаємо недоцільним", "не можемо забезпечити ", "не маємо" і т. ін.

Вибір завершальних речень є також дужеважливим і залежить від змісту листа. У завершальній частині листа можна повторити подяку, висловлену на початку:

Дозвольте ще раз подякувати Вам……

Наперед вдячні Вам за……..

Дякуємо за допомогу………

Доречно наприкінці листа запевнити адресата в тому , про що йшлося в тексті:

Запевняємо, що наша співпраця буде плідною………….

Будемо ради співпрцювати з Вами…………….

Запевняємо, що ми й надалі робитимемо все, щоб………..

Наприкінці листа можна висловити сподівання:

Сподіваємося, що наша пропозиція зацікавить Вас………..

Маємо надію, що Ви не відмовитеся допомогти нам………

Щиро сподіваємося на Вашу фінансову підтримку…………

Розраховуємо на тісну співпрацю……………..

Заключна частина - частина листа може завершуватись формулою ввічливості, якщо у вступі була використана (формула звертання. Ця (формула друкується на 2-3 рядки нижче тексту, з абзац, і відокремлюється від назви посади комою, наприклад,:

З повагою,

Президент компанії ________________________ В.Т. Вдович

З повагою і найкращими побажаннями _________________ В.Т. Вдович

З щирою повагою ( пошаною ) ___________________ В.Т. Вдович

Іноді , виходячи з характеру управлінських проблем, використовують зворотний порядок викладу основних елементів тексту листа, а саме: спочатку викладають висновки, а потім обґрунтування. Така структура тексту, незалежно від будь-яких обставин, вважається некоректною відносно адресата, її слід уникати в практиці документування менеджменту. При підготовці і оформлені тексту службового листа слід дотримуватись таких основних правил:

  • правильно і в певній послідовності розміщувати необхідні реквізити

  • текст листа викладати від третьої особи, наприклад, : - комісія розглянула., - університет пропонує, інститут оголошує…..

  • уживати стійкі словосполучення: - відповідно до……., у зв'язку………із метою…..

у встановленому порядку……

  • уживати синтаксичні конструкції типу:

Доводимо до відома, ми

Наголошуємо, що

Відповідно до попередньої домовленості
В порядку обміну досвідом


У зв'язку з рішенням...

  • уживати дієприслівникові звороти на початку речення:
    Враховуючи

Вважаючи

Беручи до уваги

Розглянутий

  • використовувати прямий порядок слів у реченні: підмет-присудок; означення - перед означуваними словами; додатки - після керуючого слова; вставні слова - на початку речення.

  • заміна активної форми дієслова пасивною:
    неправильно - Ви не затвердили...
    правильно - Вами не, розглянуті….

  • уживати інфінітивні конструкції:

Створити комісію

Розглянути питання

  • використовувати мовні засоби, що відповідають нормам літературної мови і є зрозумілими для широкого кола людей;

  • не вживати образних виразів, емоційно забарвлених слів і синтаксичних конструкцій.

Службові листи можуть виготовлятись на друкарських пристроях або за допомогою засобів обчислювальної техніки. Текст листа друкується чітким, контрастним шрифтом без виправлень: на бланках формату А-4 - через 1,5 інтервалу, на бланках формату А5 - через і інтервал. Реквізити документа відділяються один від одного 2-3 інтервалами. Так, наприклад, заголовок до тексту відділяється від самого тексту листа двома міжрядковими інтервалами, а реквізит "Підпис" - трьома.При друкуванні листів друковані знаки розміщуються на такій відстані від межі лівого берега:

  • О - для друкування реквізитів "Заголовок до тексту","Текст" (без абзацу), "Відмітка про наявність додатків","Назва посади" у реквізиті "Підпис", "Прізвище виконавця та номер його телефону";

  • 5 друкованих знаків - для початку абзацу в тексті;

  • 16, 24, 56 друкованих знаків - для оформлення таблиці трафаретних текстів;.

  • 32 друкованих знаки - для реквізиту "Адресат";

  • 40 друкованих знаків - для реквізиту "Гриф обмеження доступу до документа";

  • 48 друкованих знаків - для розшифровки підпису в реквізиті "Підпис".

Службові листи як управлінські документи, що несуть інформацію, стилістика й зміст якої відбиває особисті якості автора та його професійний рівень, не можуть бути обмежені
певним обсягом. Нумерація сторінок у листах починається з другої сторінки. Номери сторінок проставляють арабськими цифрами без будь-яких додаткових позначень (скорочення слова "сторінка" - стор., рисочки, крапки тощо) на верхньому березі аркуша посередині або ліворуч.

Інформаційні листи - це службові листи, в котрих адресант інформує адресата про якісь факти чи заходи. Як правило , адресант пропонує свої вироби або послуги. Інформація , наведена в листах такого типу , має бути якмога ширшою. Адресанта можна зазначити узагальнено.

Наприклад:


Директорам навчально-

Виробничих комбінатів

Видавництво " Ярославна " пропонує Вашій увазі нові книги, що війдуть у світ протягом 2000 року:

Кравченко С.Н. Народна мудрість. 240 с. 23 грн

Величко Т.Г. Машинопис. 200с. 25 грн.

Книги можна придбати або замовити, надіславши листівку , за адресою: " Видавництву " Ярославна ( відділ реалізації) , вул. Б.Хмельницького, 5 , м. Львів, 20012

Замовлені книги надсилаємо післяплатою, після виходу їх у світ.

Телефони для довідок . 234-56-47, 234-59-34.

Чекаємо на Ваші замовлення

Директор М.В. Дзюба



Листи-відповіді – це службові листи, в котрих дають відповідь на інший лист. Текст таких листів має бути чітким та конкретним, у разі відмови обгрунтованим.


Гр. Андрушко

Повідомляємо, що документи Дашівської МТС Іллінецького району Віиницького області за 1948 - 1950 рр. До архіву на збереження не надходили., у зв"язку з чим підтвердити Ваш трудовий стаж за вказані роки не можемо.

Директор архіву В.В. Проць




Супровідні листи – це такі службові листи, в яких адресата інформують про направлення йому документів, що додаються до листа. Супровідні листи складають, коли потрібно доповнити чи роз’яснити основні документи (уточнити строк виконання, пояснити причину затримання тощо). Супровідні листи слід починати словами :

" Надсилаємо," " Направляємо," " Відправляємо." У текстах супровідних листів мають зазначатися заголовки, індекси й дати документів, шо направляються.


Директру коледжу

С.Ю. Кондрин

Направляємо Вам на рецензування рукопис " Програма курсу " Організація діловодства". Програма пропонується як типова для всіх коледжів діловодства. Відгук просимо надіслати до 20.10.2007 року.

Додаток: на 24 аркушах в одному примірнику.

Ректор Б.Ю. Поплавський

Рекламні листи – це ріновид інформаційних листів. Вони містять детальний опис товарів чи послуг і надсилаються конкретним адресатам, або спонукати їх скористуватися запрошенням.


Директору будівельного коледжу В.Ю. Корки

Київський ісоріко-архівний інститут проводить семінарські заняття із секретарями директорів коледжів і професійно - технічних училищ за програмою " Зміст, структура та організація діловодства в навчаль-ному закладі". Пропонуємо навчальний курс із таких дисциплін:

1. Секретарська справа - 60 годин;

2. Робота на персональному ком"ютері - 60 годин;

Оплата за курс навчання становить 300 гривень і здійснюється на початку занять. Наш розрахунковий рахунок № 000234876 у Львівському відділені Промбудбанку м. Киїєа, МФО 234456.

Термін начання з 01 по 30серпня 2007 р.

Телефон для довідок 245-55-66, 245-58-35.

З повагою, директор В. С. Шульга



Листи-запрошення – це такі службові листи, в яких адресатові пропонують взяти участь в якихось заходах. Листи-запрошення адресують конкретним особам, підпрємства, установи чи організації.

Починати ці листи можна з таких зворотів:

" Просимо взяти участь у…", " Запрошуємо …," " Запрошуємо Вас…",

"Щиро запршуємо Вас…" , " Ми раді запросити Вас…." . Далі розкривається характер

заходів, умови участі вній, зазначають сроки їх проведення.

Наприклад:


Директору агропромислового коплексу

М. Городок

О.О. Плющ

Просимо Вас взяти участь у нараді директорів підприємств агропромислового комплексу Львівської

області з питання переведення підприємств Городоцького району на госпрозрахунок.Нарада відбудиться 27 вересня 2007 року в конференц залі обласної Ради профспілок за адресою: вул. Центральна, 23, м. Львів, 29013.

Реєстрація учасників з 9-30.

Початок роботи о 10-00

Директор М.А. Квас


Листи-повідомлення – це такі службові листи, в яких повідомляється про щось чи стверджується якийсь факт.


Ректору Національного університету

" Львівська політехніка "

проф. Ю.Рудавському

Повідомляємо, що для будівництва нового корпусу історічного факультету Вам виділено 1 250 900

( один міліон двісті п"ятдесят тисяч дев"ятсот грн. 00 коп. ).

Міністр освіти та науки В.К. Талак



Ініціативні листи – це такі службові листи, що спонукають адресата дати відповідь адресатові. Тематика ініціативних листів необмежена. Залежно від викладеного в листі відповідь може бути позитивною або негативною. В разі негативної відповіді ( відмови)

Дається обрунтування. Ініціативні листи можуть направлятисься відімені керівника, керівництва, студенського колекттиву.


Ректору Національного університету

" Львівська політехніка "

проф. Ю.Рудавському

Під час проведення виробничої практики в автослюсарної справи виявилося, що працювати в майстернях інституту неможливо, оскільки температура в приміщені становить +4С. Опалювання припинено з розпорядження представника районної комунальної служби через несплату інститутом комунальних послуг.

Станом на 15.12.2007р.на розроахунковаму рахунку інституту грошей немає.

Просимо сприяти подачі теплоєнергії до майстерень, аби можна булоб продовжити проведення виробничої практики.

Ректор інституту В. Л. Провозін


Г
Директору магазину ""ЯНТАР"

В.С. Волошину

Присимо відпустити за безготівковим розрахунком 26 ( двадцять шість) телевізорів " PANASONIK".Наш розрахунковий рахунок № 000234698 у Харківському відділені банку " АВАЛЬ" м. Києва, МФО 344556.

Начальник В.Г. Брагін

Голвний бухгалтер М.В. Мамчур
арантійні листи
– це такі службові листи, в яких гарантується виконання чогось. Якщо гарантійний лист містить відомості фінансового характеру, то, незважаючи на те, що банківські реквізити адресата є на бланку, необхідно продублювати їх у тексті. Гарантійні листи підписує керівник і головний бухгалтер установи.


Листи-підтвердження – це службові листи, в котрих підтверджується той чи інший факт, наприклад одерження переказів, вантажів, цінних паперів тощо.Листи-підтвердження можуть містити також інформацію про чинність раніше укладених договорів, угод, затверджених положень, інструкцій. Текст таких листів починається словами, утвореними від дієслова" підтверджувати".

Директору готельного комплексу

" Свята Софія"

О.Ю. Авраменко

Підттверджуємо свою згоду на пайову участь у будівництві готельного комплексу " Свята Софія", Що здійснюватиметься в період з 01.07.2007 р. по 01.12.2010 р. в м. Києві на вул. Л. Українки.

Директор О.В. Шахно

Своєчасність надсилання листів -підтверджень усуває необхідність підготовки й направлення листів-нагадувань, дає змогу адресатові зняти питання з контролю.

Листи-нагадування це службові листи, в яких нагадується про наближення чи закінчення строку виконання якихось завдань, зобов’язань, проведення заходів і необхідність унаслідок цього вжити відповідних заходів. Текст листів можуть складатись з одного- двох речень і починаються словами, утворентми від дієслова "нагадувати".


Директору готельного комплексу

" Свята Софія"

О.Ю. Авраменко

Нагадуємо, що строк здачі першої черги будівництва закінчується 17.12.2007 р.

Просимо терміново повідомити про хід виконання робіт і пояснити причини затримки.

Генеральний директор С.В. Білик

1   2   3   4   5   6   7   8

Схожі:

С. Писарівка
Міністерства освіти І науки України від 28. 08. 2013 №1239, з метою встановлення єдиних вимог І подальшого вдосконалення системи...

Положення про вимоги щодо ведення та перевірки зошитів з математики...
Он україни №1/9-529 від 27. 12. 2000р «Орієнтовні вимоги до виконання письмових робіт І перевірки зошитів з природничо-математичних...

Лекція: Ведення документів документів, що містять конфіденційну
Розмноження І розсилання ( відправлення документів )з грифом для "Для службового користування"

Вимоги до ведення та перевірки учнівських зошитів із української...
Для контрольних робіт з української мови в усіх класах використовують по одному зошиту

Методичні рекомендації щодо ведення та перевірки зошитів із світової...
Мандровний О. М., методист міського методичного центру відділу освіти виконавчого комітету Славутицької міської ради

Методичні рекомендації розроблено на основі листа мон україни від...
Підвищення вимог до якості викладання всіх предметів вимагає ґрунтовного поліпшення порядку ведення учнівських зошитів. У боротьбі...

Методичні рекомендації щодо ведення зошитів з української мови та літератури
України від 28. 04. 2006 року №1/9-301 «Вимоги до виконання письмових робіт учнів загальноосвітніх навчальних закладів І перевірки...

Державний заклад «Навчально-методичний кабінет професійно-технічної...
Загально-методичні підходи до оформлення та ведення комплектів навчально-програмної документації, навчально-методичної документації...

Форма отримання вхідни потоків І вимоги до них
Зу «Про господарську діяльність», статут підприємства, законодавче забезпечення, методичні вимоги та інші нормативні акти, що регулюють...

Вступ
Нтр. Природно, що нтр відіграє роль у вдосконаленні вищої освіти. Це висуває нові підвищені вимоги до знань студентів І щоб задовольнити...



База даних захищена авторським правом © 2017
звернутися до адміністрації

l.lekciya.com.ua
Головна сторінка