Пошук по сайту


УКРАЇНА - Лекція: "Вимоги до ведення загального діловодства "

Лекція: "Вимоги до ведення загального діловодства "

Сторінка4/8
1   2   3   4   5   6   7   8
УКРАЇНА

МІНІСТЕРСТВО ПРАЦІ ТА СОЦІАЛЬНОЇ ПОЛІТИКИ УКРАЇНИ

89015, м. Київ, вул. Б.Хмельницького, 18, тел. (044) 76-00-71. Факс 76-00-78




Н А К А З

23.05.2007 р. м. Київ № 11


ЗАРЕЄСТРОВАНО

В Міністерстві юстиції України

_______________2007 р. № 35

Керівник реєструвального органу



Про затвердження посадових окладів


Відповідно до Закону України " Про…….." та виходячи з …………………
Н А К А З У Ю:

  1. Встановити……………………………………………………………………..

  2. Затвердити………………………………………………………………………

  3. Відповідальним за додержання……………………………………………….


Міністр підпис В.С. Байбаков


Приклад № 8

Т У Р И С Т И Ч Н А А Г Е Н Ц І Я

" О Р І О Н "
Н А К А З

30.07.2007 м. КИЇВ № 65- ОС

Про прийняття на роботу та

переведення на іншу посаду

  1. ПРИЙНЯТИ:

1.1 Яковенко Олену Михайлівну на посаду бухгалтера з 01.10.2007 року за контрактом.

Підстава: заява Яковенко О.М. від 25.07.2007 р.

2. ПЕРЕВЕСТИ:

2.1. Ножак Богдана Семеновича з посади менеджера з рекламної діяльності на посаду старшого

менеджера-екскурсовода з 01.10.2007 року із щомісячним окладом вісімсот гривень.

Підстава: доповідна записка головного менеджера Ситник О.П. від 29.07.2007 р. і заява

Ноджак Б. С. від 29.07.2007 р.
Директор підпис А.А. Григоренко
Накази з оперативних питань стосуються адміністративно-господарської діяльності установи і пов’язані з оформленням відряджень, наданням відпусток і дисциплінарними стягненнями. Текст такого наказу може складатися з двох частин - вступної і констатуючої - або тільки з однієї - костатуючої. Розпорядчими словами в таких наказах мають виступати: НАКАЗУЮ, ВІДРЯДИТИ, НАДАТИ, ОГОЛОСИТИ ( догану ) тощо. Накази з оперативних питань підписує керівник установи. Реєструються накази окремо від інших наказів, а до реєстраційного номера додається відповідно літера - ОП - оперативні. (Приклад 9 ) Приклад 9




УКРАЇНА

МІНІСТЕРСТВО ПРАЦІ ТА СОЦІАЛЬНОЇ ПОЛІТИКИ УКРАЇНИ

89015, м. Київ, вул. Б.Хмельницького, 18, тел. (044) 76-00-71. Факс 76-00-78




Н А К А З

28.05.2007 р. м. Київ № 15-ОП

Про відрядження на

наукову конференцію

ВІДРЯДИТИ до м. Львова з 01.06.2007 р. до 09.06.2007 р. на науково-практичну конференцію " Основні тенденції сучасного документаційного менеджменту "

- Портнова Георгія Володимировича , заступника міністра ;

- Сидорова Петра Сергійовича, начальника управління маркетингу;

- Попову Ірину Михайлівну начальника відділу наукового прогнозування.

Підстава: лист-запрошення Львівського науково-дослідного інституту від 20.05.2007 р. № 24/44

Міністр підпис В.С. Байбаков
Накази оформляються на загальних, спеціальних бланках на аркушах паперу формату А4.

Текст наказу складається з констатаційної і розпорядчої частини.

Констатаційна частина містить такі елементи: вступ ( вказано причину видання наказу); доведення ( переказано основні факти ); висновок ( викладено мету видання наказу )

Якщо підставою для видання наказу є розпорядчий документ вищої установи, то в констатаційній частині вказують назву, номер, дату й заголовок до тексту розпорядчого документа а також передають зміст того розділу документа вищої установи, який був підставою для видання цього наказу . Констатаційної частини може не бути, якщо дії, запропоновані до виконання, не потребують ніяких роз’яснень .

Розпорядча частина починається словом " НАКАЗУЮ "; вона складається із пунктів, що поділяються на такі частини: дія, термін виконання та відповідальні за виконання. В останньому пункті розпорядчої частини зазначають осіб, яким доручено контроль за виконанням наказу, наприклад " Контроль за виконанням наказу покладаю на …( залишаю за собою )". Текст повинен мати наказову форму викладу розпорядчої частини. Кожний пункт наказу нумерується арабськими цифрами, розпочинається назвою виконавця та строком виконання. Наказ підписує керівник установи. Проект наказу погоджується із заступником керівника установи, куратором питань розглянутих у цьому документі, із юрисконсультом установи, що засвідчує узгодження цього документа з правовими актами та розпорядженнями вищих установ.

РЕКВІЗИТИ НАКАЗУ З ПИТАНЬ ОСНОВНОЇ ДІЯЛЬНОСТІ:

10 - назва документа ( НАКАЗ );

11 - дата ( проставляють у день підписання );

12 - індекс ( проставляють у день підписання );

14 - місце складання чи видання;

19 - заголовок до тексту;

20 - позначка про контроль ( проставляють у разі потреби );

21 - текст;

23 - підпис;

24 - гриф погоджено;

25 - візи ( оформляються у разі потреби );

26 - відбиток печатки ( проставляють у разі потреби );

28 - позначка про виконання.

Ділове листування

Листування - важлива складова сучасного ділового спілкування. Прийняття більшості управлінських рішень потребує наявності достатньої кількості інформації, яка надходить до установ у вигляді пропозицій, довідок, запитів та відповідей на них. У Примірній інструкції з діловодства ( Постанова Кабінету Міністрів України від 17 жовтня 1997 р. № 1153 п. 2.9 ) зазначається:" Установа під час здійснення оперативних зв"язків з організаціями, що належать до сфери її управління, іншими установами та організаціями, окремими громадянами, може надсилати листи. Як правило, листи складають у разі, коли неможливо або важко здійснити бездокументальний обмін інформацією, дати устні роз"яснення, вказівки, провести інструктування тощо. "

За данними управлінської статистики, понад 50% усіх управлінських документів - це службові листи. Практично кожне треттє управлінське рішеня рішення або комерційна угода на стадії їх підготовки , а потім виконання супроводжується листуванням. Лист засвідчує ставлення його автора до тієї чи іншої проблеми. Особистісний фактор загалом припустимий у прийнятті управлінських рішень але при письмовій їх оформленні, особливо при інформуванні зовнішних організацій чи партнерів, слід дотримуватись певних етичних норм, ділового стилю, культури письмового спілкування. У практиці написання ділових листів відпрацьовані певні правила .

По-перше, загальноприйнятою нормою припускається написання від руки тільки приватних листів. Кожна установа або фірма повинна мати відповідну організаційну техніку.

По-друге, в управлінській практиці існує багато атрибутів, що безпосередньо чи опосередковано вплітають на успіх у бізнесі: наявність офісу, персоналу, зовнішніх ознак установи (фірмовий знак', емблема), вивіски, штампа, печатки та бланків документів. Необхідно мати фірмовий бланк листа. Вже за його зовнішнім виглядом в адресата може скластись певне враження про адресанта. Адже ділове листування сьогодні - це не тільки традиційні паперові документи або їх, сучасні електронні аналоги: це ще й діловий імідж установи, який працює па неї не лише при особистому спілкуванні за столом переговорів, а її представляє її (на відстані без обов'язкової безпосередньої участі.

По-третє, проблеми, пов'язані із складанням текстів ділових листів, обумовлені не тільки встановленими правилами й вимогами до такого роду документів, а її особистісними якостями,професіоналізмом, загальним культурно-освітнім рівнем.


Існують численні види службових листів. Листування поділяється на офіційне й приватне. Приватне листування відноситься до епістолярного жанру, тобто письмового відображення особистого життя громадян. Предметом розгляду в межах досліджуваної проблематики є офіційні листи. У свою чергу офіційні листи можна поділити на відкриті службові листи і службові листи з помітками "особисто" або "конфіденційно". Такі помітки на конвертах чи безпосередньо на листах можуть мати два значення: або лист є суто особистим, або ж він містить інформацію обмеженого доступу.

Таким чином, сфера, в межах якої здійснюється ділове листування, визначає його особливості й основні вимоги до нього.
Виходячи з них, офіційне листування повинно:
* вестись відповідно до чинного законодавства;
*
надходити від повноважних органів, установ, фірм і підписуватись компетентними особами;

* мати зовнішні ознаки й структуру відповідного жанру ділового спілкування;

* складатися грамотно, ретельно, без виправлень;
*
мати офіційно-діловий стиль викладу, включати переконливу аргументацію, точні й зрозумілі

характеристики й висновки;

* містити об'єктивні відомості про висвітлюванні події у факти; супроводжуватись необхідними

доказами, поясненнями, допоміжними матеріалами;
* відповідати вимогам і правилам виготовлення документів на певних друкарських пристроях.


Офіційний характер такого листування й етика ділового спілкування вимагають відповідної технічної якості документів, що забезпечується використанням відповідних друкарських
пристроїв. У складанні листів, що передаються через мережі електрозв'язку, а також електронною або звичайною поштою, є певні відмінності, що визначає структуру тексту, його композиційні особливості, мову, стиль і подання інформації.
За способом передачі інформації листи поділяються на:

* звичайні листи, що пересилаються в концертах поштою або за допомогою кур'єрського зв'язку;

* листи-телеграми - повідомлення, що передаються через телеграфну мережу;

  • листи-факси, що надсилаються каналами факсимільного зв'язку у вигляді паперових копій основного листа;

  • листи-тепефонограми - повідомлення, що передаються усно каналами телефонного зв'язку і записуються (друкується) одержувачем;

  • електронні листи, що передаються "електронною пош тою" через систему зв'язку між ЕОМ у вигляді відеограми на екрані монітора або паперової копії, надрукованої на
    принтері.

Текст ділового листа, як правило, висвітлює тільки одне питання, але така вимога не виключає багатоаспектпості його змісту. Виходячи з цього, службові листи можна поділити на прості і складні.

Прості листи мають бути викладені у вигляді зв'язного літературного тексту в логічній причинно-наслідковій послідовності. Вони нескладні для сприйняття, не викликають
труднощів при реєстрації, визначенні виконавців і подальшій систематизації.

Складні листи можуть відображати багато підходів до розв'язання поставленого завдання, тому мри їх оформленні можуть бути використані різноманітні форми викладу тексту. Це зв'язний літературі І й й текст, таблиця, анкета,математичні викладки, розрахунки тощо. Композиційні особливості ділового листування вимагають професійних навичок при їх, опрацюванні в діловодстві установи. Якщо автору листа (адресанту) необхідно звернутись до одного й самого адресата з приводу кількох питань, доцільно скласти окремі листи-запити з кожного конкретного питання. Це не тільки спрощує технічне опрацювання листів в установі-адресаті, а й значною мірою гарантує якісний рівень і найкоротший термін розв'язання всіх питань, оскільки дозволяє більш чітко визначити виконавців і прискорити відповіді на письмові запити або завдання.

За формально-діловодною ознакою ділові листи можна поділити на ініціативні листи листи-відповіді/ До ініціативних листів відносяться директивні листи,
листи - запити (у т.ч. комерційні оферти), листи-пропозиції, листи-рекламації, листи-нагадування, листи-попередження, листи-запрошення, листи-повідомлення, супровідні листи, листи-заяви, листи-скарги та деякі інші. На більшість ініціативних листів установи - утримувачі дають відповідь у вигляді листів-підтверджень,листів-відгуків, листів-звітів, листів-довідок (у т.ч. анал-
ітичних), листів-відмов, листів-погоджень і т.ін.

Оформлення всіх видів і різновидів службових листів має багато спільного. Лист складається з окремих реквізитів, обов'язкових для всіх управлінських документів, і, крім того, включає деякі реквізити, властиві лише цій групі офіційних документів. Відповідно до ДСТУ 4163-2003 "Державна уніфікована система документації. Уніфікована система організаційно-роз
порядної документації. Вимоги до оформлення документів" при оформленні й опрацюванні службових листів використовуються такі реквізити:

01 - зображення Державного Герба України, герба Автономної Республіки Крим;

02 - зображення емблеми організації або товарного знака ( знака обслуговання) ;

03 - зображення нагород;

04 - код організації;

06 - назва організації вищого рівня; постійні

07 - назва організації;

08 - назва структурного підрозділу організації;

09 - довідкові дані про організацію;

11 - дата документа;

12 - реєстраційний індекс;

13 - посилання на реєстраційний індекс і дата документа, на який надсилається відповідь;

16 - адресат;

19 - заголовок до тексту документа;

20 - відмітка про контроль;

21 - текст документа; змінні

22 - відмітка про наявність додатка;

23 - підпис;

26 - відбиток печатки;

28 - прізвище виконавця і номер його телефону;

29 - відмітка про виконання документа і направлення його дро до справи;

30 - відмітка про наявність документа в електронній формі;

31 - відмітка про надходження документа до організації.

До першої групи, яку складають постійні реквізити, відноситься бланк листа Інша його назва фірмовий бланк. З точки зору термінології це некоректно, але по суті в більшості випадків правильно. Бланк листа як носій тексту при службовому листуванні виконує ще й роль візитної картки установи або фірми. Дуже важливу роль відіграє візуальне сприйняття фірмового бланка установи-адресата як можливого ділового партнера. Якщо мова йде про державнуустанову, то офіційний характер листа засвідчується зображенням державного герба як основного символу повноважень і гарантії. Фірмові ж бланки установ недержавної форми власності часто містять зображення логотипів, товарних знаків, знаків обслуговування. Поширення таких візуальнихознак на офіційні бланки установ потребує більш глибокого вивчення питань, пов'язаних із їх походженням, використанням і захистом.

Правила оформлення службових листів

Здавалось би, чого простіше - написати листа, але існують пенні канони у написанні ділових листів, недотримання яких може не тільки негативно позначитись на Вашому особистому
престижі чи престижі Вашої фірми, а й стати перешкодою на шляху укладання вигідних контрактів і тим самим завдати істотних матеріальних збитків Вам і Вашій фірмі. Об'єктом особливої уваги при цьому с: складання тексту листа.

Текст листа - головний елемент документа. Його складання потребує наявності об'єктивних відомостей про стан справ, події, факти, пропозиції тощо, які є предметом доку-
ментування, оскільки голошиїми вимогами до тексту документа є достовірність і об'єктивність його змісту, повно та інформації, а також нейтральність топу і максимальна стислість. Достовірним текст документа є тоді, коли викладені в ньому факти відбивають реальний етап речей. Автор має чітко усвідомлювати, що і з якою метою він хоче повідомити в листі, і що є відправною точкою цієї його дії. Точність документа досягається недопущенням подвійного тлумачення вміщених у ньому висловів та окремих слів. З цією метою слід уникати використання специфічних зворотів, жаргонних висловів, зайвих скорочень і навіть не пояснених заздалегідь завуальованих слів і кодів. Повним може вважатись такий текст ділового листа, зміст якого вичерпує всі обставини справи. Для цього автор має чітко визначити метусвого звертання до адресата, що може полягати в очікуванні:

  • певної прогнозованої реакції на висловлені пропозиції,висновки тощо;

  • запланованої відповіді або початку конкретних дій, спонукальним мотивом, до яких стало дане повідомлення.

Стислий і текст це такий, у якому відсутні смислові повтори, зловживання епітетами, порівнянними, неологізмами, а також надмірно довгі розмірковування, далекі від суті справи.
Тільки у складних листах, які вимагають значного обсягу інформації для аналізу управлінської ситуації чи обґрунтування певної точки зору, припускається більш поширений і описовий
виклад тексту. Хоча для таких управлінських ситуацій передбачені інші види документів - протоколи (,де особисті думки працівників фіксуються в тексті виступів і доповідей, що дода-
ються), доповідні записки ( аналітичного та інформаційного характеру), звіти.

Переконливим є такий текст, який поєднує в собі достовірність, точність, повноту й стиль (тон, .мотив) викладу, що переконують адресата сприйняти інформацію як поштовх до дії.

Текст ділового листа складається з таких частин: вступу, основного змісту, висновків.

У вступі, як правило, вказуються привід, мотивація, причина написання листа або дається обґрунтування проблем, завдань тощо. Все частіше у практиці ділового листування у вступній час-
тині тексту використовуються форми ввічливого звертання до офіційних осіб або колективів. Слід зазначити, що цей обов'язковий елемент вступу при оформленні ділових листів раніше використовували лише в комерційному листуванні або в листах-запрошеннях. Зміни в суспільстві, і насамперед у економіці країни, все більше посилюють особистісний фактор в управлінні і, таким чином, стає більш аргументованим використання шанобливого звертання як обов'язкової складової першої композиційної частини листа. При зверненні до адресата враховують його посадовий ранг, сферу діяльності і деякі інші моменти. Найбільш узагальненою формою звертання можна вважати таку:
1   2   3   4   5   6   7   8

Схожі:

С. Писарівка
Міністерства освіти І науки України від 28. 08. 2013 №1239, з метою встановлення єдиних вимог І подальшого вдосконалення системи...

Положення про вимоги щодо ведення та перевірки зошитів з математики...
Он україни №1/9-529 від 27. 12. 2000р «Орієнтовні вимоги до виконання письмових робіт І перевірки зошитів з природничо-математичних...

Лекція: Ведення документів документів, що містять конфіденційну
Розмноження І розсилання ( відправлення документів )з грифом для "Для службового користування"

Вимоги до ведення та перевірки учнівських зошитів із української...
Для контрольних робіт з української мови в усіх класах використовують по одному зошиту

Методичні рекомендації щодо ведення та перевірки зошитів із світової...
Мандровний О. М., методист міського методичного центру відділу освіти виконавчого комітету Славутицької міської ради

Методичні рекомендації розроблено на основі листа мон україни від...
Підвищення вимог до якості викладання всіх предметів вимагає ґрунтовного поліпшення порядку ведення учнівських зошитів. У боротьбі...

Методичні рекомендації щодо ведення зошитів з української мови та літератури
України від 28. 04. 2006 року №1/9-301 «Вимоги до виконання письмових робіт учнів загальноосвітніх навчальних закладів І перевірки...

Державний заклад «Навчально-методичний кабінет професійно-технічної...
Загально-методичні підходи до оформлення та ведення комплектів навчально-програмної документації, навчально-методичної документації...

Форма отримання вхідни потоків І вимоги до них
Зу «Про господарську діяльність», статут підприємства, законодавче забезпечення, методичні вимоги та інші нормативні акти, що регулюють...

Вступ
Нтр. Природно, що нтр відіграє роль у вдосконаленні вищої освіти. Це висуває нові підвищені вимоги до знань студентів І щоб задовольнити...



База даних захищена авторським правом © 2017
звернутися до адміністрації

l.lekciya.com.ua
Головна сторінка