Пошук по сайту


УКРАЇНА - Лекція: "Вимоги до ведення загального діловодства "

Лекція: "Вимоги до ведення загального діловодства "

Сторінка3/8
1   2   3   4   5   6   7   8
УКРАЇНА

Міністерство освіти України

Вінницький технічний університет ім. С.П. Корольова

Вечірні підготовчі курси

89015, м. Вінниця, вул. К. Левицького, 18, тел. (0322) 72-78-71. Факс 92-44-98



Д О В І Д К А
23.07. 2007 р. м. Вінниця № 55 -ВК
Семенюк Віктор Петрович навчається на четвертому курсі денного відділення за спеціальністю " Виробництво напівпровідникових приладів".

Видана для подання до Вінницького міського відділу соціального забезпечення.



Директор __________ Д.М. Гнатюк

Підпис

Оскільки ситуації, з приводу яких видаються довідки, досить типові, то використовують уніфіковані трафаретні бланки, в котрих частину тексту віддруковано й позначено місце для внесення деяких змінних реквізитів. Текст починають із зазначення в називному відмінку прізвища, імені та по-батькові особи, про яку йдеться. В останньому абзаці тексту іноді зазначають, куди подаватиметься довідка, що видається.

РЕКВІЗИТИ ДОВІДКИ:

10 - назва виду документа ( ДОВІДКА );

11 - дата ( проставляють дату підписання );

12 - індекс ( проставляють у день підписання );

14 - місце складання чи видання;

16 - адресат ( не зазначають, якщо в тексті вказано, куди пред’являється довідка );

19 - заголовок до тексту ( зазначають у разі потреби);

21 - текст;

22 - позначка про наявність додатків;

23 - підпис( якщо довідка має фінансово матеріальний характер і виходить за межі

підприємства, то її підпису є керівник установи та головний бухгалтер );

26 - відбиток печатки ( проставляють як правило, коли довідка виходить за межі установи );

28 - позначка про виконавця ( оформляють у разі потреби ).

Довідки інформаційного характеру відображають індивідуальні ситуації. Їх складають у відповідь на запити й подають у визначений термін. Довідки, що направляються за межі установ, як правило, оформляють на загальних бланках, а ті що подаються в межах установ на чистих аркушах паперу формату Ф4 або Ф5 ( залежно від обсягу тексту ). У довідці необхідно об’єктивно відображати стан справ, тому її складанню мають передувати ретельне збирання й перевірка повідомлень, зіставлення та аналіз добутих даних. У довідці можуть наводитися таблиці, додатки.

Доповідними, пояснювальними і службовими записками інформують керівника установи чи структурного підрозділу про явища і факти, що сталися, про виконану роботу, про ситуацію, що склалася.

Д О П О ВІ Д Н І З А П И С К И

ДОПОВІДНА ЗАПИСКА - це службовий документ, адресований керівникові даної чи вищої організації, в якому автор інформує про ситуацію, що склалася, про події й факти, котрі мали місце, про виконану роботу тощо, а також наводить висновки й пропозиції.

Доповідні записки можуть готуватись як з власної ініціативи, так і за вказівкою керівництва. Здебільшого мета ініціативної записки - спонукати керівника до прийняття конкретного рішення. Тому текст доповідної записки чітко поділяється на дві частини : в п е р ш і й - констатувальній ( описовій ) - наводять факти або описують ситуацію, а в д р у г і й - викладають пропозиції, прохання. Доповідні записки, в яких керівника інформують про хід робіт, подають регулярно. Тексту доповідної записки передує заголовок. Доповідні записки поділяються на такі групи:

  • звітні;

  • інформаційні;

  • ініціативні.

Оформлення цих документів залежить від адресатів . Внутрішні доповідні записки оформлюють на чистому аркуші паперу від руки ( приклад. № 2 ).

Зовнішні доповідні записки ( що виходять за межі установи ) оформлюють на загальних бланках або спеціальних бланках формату А4 або А5 ( залежно від обсягу тексту ) з кутовим або поздовжнім розташуванням постійних реквізитів.

приклад № 2

Генеральному директорові

Кінофірми " Дніпр Лтд "

п. Малишеву В.С.

комерційного директора

Кольцова В.В.

Доповідна записка
Згідно з розпорядженням 10.04.2007р. № 22 мене було відряджено до м. Севастополя для укладення договору із Севастопольським військовим пароплавством про оренду двох крейсерських катерів, одного ракетоносця для зйомок фільму з робочою назвою " Відбиток часу".

Доручення виконав. Вся замовлена техніка передається в оренду кінофірмі на період з 15 по 20.06.2007 р.

Додаток: договір від 27.04.2007 № 32/56.

30.04.2007 р. ( підпис В.А. Цуркало)

РЕКВІЗИТИ ЗОВНІШНЬОЇ ДОПОВІДНОЇ ЗАПИСКИ:

10 - назва виду документа ( ДОПОВІДНА ЗАПИСКА);

11 - дата ( проставляється у день підписання );

12 - індекс ( проставляється у день підписання );

14 - місце складання чи видання;

16 - адресат;

19 - заголовок до тексту;

21 - текст;

22 - позначка про наявність додатка ( оформлюють у разі потреби );

23 - підпис.

П О С Н Ю В А Л Ь Н І З А П И С К И

ПОЯСНЮВАЛЬНА ЗАПИСКА - це службовий документ, в якому поясняється зміст окремих положень основного документа ( плану, звіту проекту тощо ) чи причин якихось подій, фактів, провин.

За змістом пояснювальні записки поділяють на дві групи:

  • записки, що супроводжують основний документ ( план, звіт ) і пояснюють зміст його окремих положень. Їх оформляють на загальних бланках установи машинописним способом. Склад реквізитів такий самий, як і в доповідній записці, оформленій машинописним способом ;

  • записки з приводу якийсь випадків, ситуацій, що склалися, провин та поведінки окремих працівників ( приклад № 3) тощо. Текст таких пояснювальних записок має бути переконливим і містити неспрацьовані докази. Оформляють їх на чистому аркуші паперу від руки.

Приклад № 3

Ректорові Полтавського

медичного університету

п. Суховієнко С.М.

викладача психології

Грищенко С.І.

Пояснювальна записка

Лекцію з психології, яку я мала прочитати для групи № 23 17.02.2007 р. на третій парі, прочитано 19.02.2007 р. на четвертій парі у зв’язку з тим, що студенти зазначеної групи проходили медичний огляд у Замостянській РЛК.
19.02.2007 р. ( підпис С.І Грищенко )
Аналогічно складають і оформлюються службові записки.

Якщо записка скеровується за межі установи, її оформлюють на бланку і реєструють(приклад № 4).

приклад № 4

Мале приватне підприємство " Дінол"

м. Рівне, вул. Струтинської, 12, тел. 62-02-02. Факс 92-41-38

код ЗКПО 12123422, р/р 2600322535654 в Укрексімбанку м. Рівне




24.03.2007 р. № 25/45 Начальнику Державної податкової інспекції

у м. Рівне

Сосновському В.В.

Пояснювальна записка

У зв’язку з відсутністю заборгованості по податках до державного бюджету та державних цільових фондів просимо відновити операції на нашому розрахунковому рахунку 2600322535654 в Укрексімбанку м. Рівне МФО № 23, який був помилково заблокований 22.03.07р. розпорядженням ДПІ у м. Рівне за № 667.
Директор ( підпис) М.О. Мартинюк

Головний бухгалтер ( підпис) Л.М. Тимошик
А К Т И

АКТ - це службовий документ, який посвідчує якийсь факт і складається в присутності свідків або на підставі обстеження.

Можливе складання акту й однією, але спеціально вповноваженою особою ревізором, інспектором.

Акти складають за результатами ревізій, при прийманні-здаванні справ, випробовування нових виробів та зразків ( додаток № 5 ), експертизі на новизну раціоналізаторських пропозицій, прийманні об’єктів до експлуатації, здаванні документів на знищення й т. д. У разі потреби акти затверджують у вищих організаціях чи в керівника установи. Характерна особливість тексту акта полягає в тому, що він містить висновки з фіксованих фактів і пропозиції.

В актах указують документи, що визначають повноваження осіб, які його склали. Кількість примірників акта визначається нормативними документами або практичними потребами.

Особа, котра повинна підписати акт, але має якийсь зауваження, підписує його, зробивши відповідний запис ( про окрему незгоду тощо ). Свою думку ця особа викладає на окремому аркуші-додатку ( невелике за обсягом зауваження можна навести нижче від підписів осіб, які склали акт ).

Якщо висновки й пропозиції в акті викладаються в розпорядчій формі із зазначенням термінів виконання приписаних дій, то акт подають керівникові, який має підписатися, підтвердивши цим, що із змістом акта він ознайомлений. Для деяких видів актів ( акти державної приймальної комісії, акти про направлення на знищення документальних матеріалів і т. ін. ) нормативними документами затверджено спеціальну форму, змінювати яку не можна.

Склавши акт, комісія повинна під розписку ознайомити з його змістом осіб, про яких ішлося в акті. В актах проставляють дату заактування факту чи події ( якщо комісія працювала кілька днів, то вказується останній день роботи ). Одна із особливостей акта полягає в тому, що перед текстом ( нижче від заголовка до тексту ) зазначають підставу, яку оформляють за зразком реквізиту 22.

Текст акта складається з двох частин : вступної й констатувальної.

Вступна частина будується за такою схемою: Складено комісією….; Присутні….

Якщо акт складено комісією, то замість слова присутні друкують: Голова комісії, потім - члени комісії, зазначають їхні посади, прізвища та ініціали. Прізвища членів комісії наводять в алфавітному порядку, нумерують арабськими цифрами і друкують через 1,5 інтервала.

У констатувальній частині викладають цілі мету і завдання, суть і характер здійсненої комісією роботи, зазначають документи, на підставі яких проводилась робота, фіксують установлені факти. В разі потреби роблять висновки та вносять пропозиції стосовно виявлених фактів.

Як правило акти складають у трьох примірниках:

перший - направляють до вищої організації;

другий - керівникові організації;

третій - підшивають у справу.

Оформлюють акт на чистих аркушах паперу або на спеціальних бланках установи.

РЕКВІЗИТИ АКТУ:

10 - назва виду документа ( А К Т );

11 - дата;

12 - індекс;

14 - місце складання чи видання;

17 - гриф затвердження ( оформлюють у разі потреби );

19 - заголовок до тексту;

  • підстава ( оформляють за зразком реквізиту 22 )

21 - текст;

22 - позначка про наявність додатків;

23 - підпис ( спочатку друкують : Голова й розшифрування підпису голови; нижче, через 2

інтервали, друкують Члени комісії й розшифрування підписів у алфавітному порядку прізвищ у

стовпчик через 1,5 інтервала, приклад 6 ).

П
Відбиток кутового штампа

Управління нової техніки та обладнання

Державного комітету зв’язку

та інформації України
риклад. № 6

ЗАТВЕРДЖУЮ

Начальник управління

(підпис) В.К. Руденко

12. 07. 2007 р.
А К Т

12. 07. 2007 р. № 12

м. Київ

Про визначення продуктивності

сортувальної машини УСМ-12
Підстава : наказ Голови Державного комітету зв’язку та інформації України 10. 07. 2007р.№ 56

Складено комісією:

Голова : головний спеціаліст управління Рудник В.В.

Члени комісії: 1. Завідуючий лабораторією обладнання підприємства Державного комітету

зв’язку та інформації України Василько В.С.

  1. Старший науковий співробітник лабораторії Вішенський С.В.

  2. Головний інженер ВО " Киівзв’язок" Бортник С.М.

  3. Головний механік заводу "Сигнал" м. Дніпропетровська Степанишин С.А.

У період з 09 по 11.07.2007 р. комісія провела роботу з метою визначення продуктивності сортувальної машини УСМ-12. Перевірка здійснювалась в п’яти режимах. роботи машини. На підставі аналізу результатів перевірки відповідно до " Методичних указівок визначення основних техніко-економічних показників нової техніки " комісія з’ясувала, що продуктивність сортувальної машини УСМ-12 становить 21 000 ( двадцять одну тисячу ) одиниць конвертів ( листів ) на 1 ( одну ) годину.

Комісія пропонує розпочати серійне виробництво сортувальної машини УСМ-12 на заводі

" Сигнал " м. Дніпропетровська.

Складено в трьох примірниках:

1-й прим. - Управлінню нової техніки та обладнання Державного комітету зв’язку та інформації

України;

2-й прим. - заводу "Сигнал" м. Дніпропетровська;

3-й прим. - Бухгалтерії Державного комітету зв’язку та інформації України.
Голова комісії: ( підпис ) В.В. Рудник
Члени комісії: ( підпис ) В.С Василько

( підпис ) С.В. Вішенський .

( підпис ) С.М. Бортник

( підпис ) С.А. Степанишин

П Р О Т О К О Л И

Протокол - це службовий документ із записом ходу обговорення питань і рішень, ухвалених на зборах, нарадах, конференціях, інших засіданнях колегіальних органів.

Проведенню таких заходів колегіальних органів передує велика підготовча робота , в ході якої складають низку документів, що супроджують протокол: порядок денний, списки учасників засідання, списки запрошених, тексти доповідей чи тези виступів, довідки щодо обговорення питань, проекти рішень ( постанов ) із кожного питання порядку денного засідання, веде протокол технічний секретар або обрана особа. Оформлюють протокол на чистих аркушах паперу або на спеціальних бланках установи. Протоколи поділяються на такі групи:

  1. Стислі, де фіксується лише ухвала;

  2. Повні, що містять, крім ухвал, виступи доповідачів та інших учасників зборів, нарад..

  3. Стенографічні, де усі виступи записані дослівно.

АКЦІОНЕРНЕ ТОВАРИСТВО " ОРАНТА"

П Р О Т О К О Л

18.09.07 Київ № 4
Засідання Ради директорів

Голова - Клименко Д.Н.

Секретар - Волощенко С.Г.

Присутні: Громов А.В. , Зайчук С.К. , Коновалов В.Ш. , Нурмухамедова С.Н.

Порядок денний:

  1. Про організацію та відкриття філії Товариства "Оранта" в м. Львові ( доповідач -

генеральний директор Громов А.В. ).

Слухали: Громова А.В. - текст доповіді додається.

Виступили:

Коновалов В.Ш. - Справді, необхідність відкриття філії нашого товариства у Львові постало вже давно. Для цього є всі умови, але, на жаль, немає відповідної документації. Над цим треба попрацювати й найближчим часом розглянути проекти.

Нурмухамедова С.Н. - Необхідно доопрацювати бізнес - план Товариства, враховуючи зміни в штатному розкладі, нових партнерів, а також зауваження, висловлені п. Громовим А.В.
Ухвалили:

  1. Підготувати необхідні документи для організації та відкриття філії Товариства "Оранта" в м. Львові до 29.09.07 р. ( відповідальний - Зайчук С.К. ).

  2. Доопрацювати бізнес-план філії Товариства з урахуванням доповнень Нурмухамедової С.Н. і Громова А.В. до 29.09.07 р. ( Відповідальний - Коновалов В.Ш. ).



Голова: ( підпис ) Д.Н. Клименко

Секретар: ( підпис ) С.Г. Волощенко
РЕКВІЗИТИ ПРОТОКОЛУ:

10 - назва виду документа ( ПРОТОКОЛ );

11 - дата ( зазначають дату проведення засідання колегіального органу, а не дату остаточного

оформлення чи підписання протоколу );

12 - індекс ( становить порядковий номер засідання цього колегіального органу; нумерація

може вестись протягом календарного року, навчального року чи від виборів до виборів );

14 - місце складання або видання;

17 - гриф затвердження ( оформляють , якщо протокол підлягає затвердженню);

19 - заголовок до тексту ( Засідання комісії, Наради директорів, Зборів студентської ради );

21 - текст;

Текст протоколу поділяють на дві частини: вступну та основну.

У вступній частині зазначають прізвище й ініціали головуючого, секретаря, присутніх, порядок денний, в основній фіксують перебіг засідання колегіального органу ( додаток № ).

Н А К А З И

НАКАЗ - це правовий акт , який видає керівник установи на правах єдиноначальності й у межах своєї компетенції для вирішення основних та оперативних завдань, які поставлено перед даною установою. Якщо наказ видає вища інстанція, то він може стосуватися широкого кола організацій і посадових осіб. Складання й оформлення наказу регламентується інструкціями щодо роботи з документами, правилами про порядок підготування проекту наказу та іншими правовими актами. В них передбачено обов’язкове дотримання низки вимог і правил, що мають забезпечити юридичну повноцінність документів, оперативне виконання їх, правильне й всебічне вирішення питання.

Проект наказу слід обов’язково погоджувати з усіма заінтересованими особами даної установи. До проекту наказу додають документи, що обумовлюють його доцільність. Наказ набуває чинності з моменту його підписання, якщо інший термін не вказано в тексті. Право підписання наказу визначається законодавством: як звичайно, це право мають керівники установи їхні перші заступники, а також посадові особи відповідно до їхніх повноважень і компетенції. Накази видають на підставі й з метою виконання чинних законів, указів, постанов, і рішень уряду, наказів та інструкцій вищих органів. Керівник установи може видавати накази з усіх питань, що входять до його компетенції. Скасувати наказ може тільки вповноважена особа чи інстанція.

Накази бувають:

  • нормативними;

  • індивідуальними.

Наприклад, наказ керівника установи про затвердження правил внутрішнього трудового розпорядку належить до нормативних. Він є загальним ( безособовим ), оскільки стосується не конкретних осіб, а всього колективу. Наказ про преміювання конкретних працівників має індивідуальний характер.

За призначенням накази поділяють на три види :

  • накази з питань основної діяльності;

  • накази з особового складу;

  • накази з оперативних питань.

Такий поділ одного виду документа на три різновиди:

по-перше - обумовлений організаційними потребами управління;

по-друге - пов’язаний із різним порядком оформлення цих наказів;

по-третє - виходить із терміну зберігання кожного з цих документів.

Так, накази з основної діяльності зберігаються постійно установою або передаються на зберігання державним архівним установам; накази з особового складу зберігаються в установі 75 років, а до державних архівних установ передаються при докорінній реорганізації або ліквідації установи - фондоутворювача; накази з оперативних питань зберігаються установою від 3 до 5 років.( Перелік типових документів, що створюються в процесі функціонування органів державної влади і місцевого самоврядування, інших установ, організацій і підприємств, із зазначенням термінів зберігання документів - Офіційний вісник України від 08.10.1998 р. № 36 ст.16 ).

Накази з питань основної діяльності видаються при створенні, реорганізації ліквідації установи та її структурних підрозділів, а також при затверджені положень, посадових інструкцій, перспективних і фінансових планів та змін до них, капітального будівництва, здачі споруджених об’єктів, матеріально-технічного постачання, списання застарілих пристроїв та обладнання тощо.

( Приклад № 7)

Накази з особового складу стосуються переважно питань прийому ( призначення ) на посаду, звільнення, різного роду переміщень ( з однієї посади на іншу, у зв’язку з направленням на цільове навчання, оформлення декретної відпустки, зміни прізвища, а також службових заохочень). Проект наказу з особового складу готується фахівцями служб кадрового забезпечення певного органу управління. Особливістю оформлення такого наказу є відсутність так званої констатуючої частини та основного розпорядчого слова " наказую". Подібні накази будуються за такою схемою: прийом, звільнення, переміщення, заохочення. Кожна управлінська дія зазначається окремим пунктом, а розпорядчими словами виступають: ПРИЙНЯТИ, ЗВІЛЬНИТИ, ПЕРЕВЕСТИ, НАГОРОДИТИ тощо. Наказ з особового складу обов’язково візується зацікавленими структурними підрозділами і посадовими особами та підписуються керівником установи.

Номер наказу з особового складу доповнюються літерами ОС - особовий склад.(Приклад 8)

Приклад 7




1   2   3   4   5   6   7   8

Схожі:

С. Писарівка
Міністерства освіти І науки України від 28. 08. 2013 №1239, з метою встановлення єдиних вимог І подальшого вдосконалення системи...

Положення про вимоги щодо ведення та перевірки зошитів з математики...
Он україни №1/9-529 від 27. 12. 2000р «Орієнтовні вимоги до виконання письмових робіт І перевірки зошитів з природничо-математичних...

Лекція: Ведення документів документів, що містять конфіденційну
Розмноження І розсилання ( відправлення документів )з грифом для "Для службового користування"

Вимоги до ведення та перевірки учнівських зошитів із української...
Для контрольних робіт з української мови в усіх класах використовують по одному зошиту

Методичні рекомендації щодо ведення та перевірки зошитів із світової...
Мандровний О. М., методист міського методичного центру відділу освіти виконавчого комітету Славутицької міської ради

Методичні рекомендації розроблено на основі листа мон україни від...
Підвищення вимог до якості викладання всіх предметів вимагає ґрунтовного поліпшення порядку ведення учнівських зошитів. У боротьбі...

Методичні рекомендації щодо ведення зошитів з української мови та літератури
України від 28. 04. 2006 року №1/9-301 «Вимоги до виконання письмових робіт учнів загальноосвітніх навчальних закладів І перевірки...

Державний заклад «Навчально-методичний кабінет професійно-технічної...
Загально-методичні підходи до оформлення та ведення комплектів навчально-програмної документації, навчально-методичної документації...

Форма отримання вхідни потоків І вимоги до них
Зу «Про господарську діяльність», статут підприємства, законодавче забезпечення, методичні вимоги та інші нормативні акти, що регулюють...

Вступ
Нтр. Природно, що нтр відіграє роль у вдосконаленні вищої освіти. Це висуває нові підвищені вимоги до знань студентів І щоб задовольнити...



База даних захищена авторським правом © 2017
звернутися до адміністрації

l.lekciya.com.ua
Головна сторінка