Пошук по сайту


УКРАЇНАМІНІСТЕРСТВО ЕКОНОМІКИ Генеральному директору - Лекція: "Вимоги до ведення загального діловодства "

Лекція: "Вимоги до ведення загального діловодства "

Сторінка2/8
1   2   3   4   5   6   7   8

УКРАЇНА

МІНІСТЕРСТВО ЕКОНОМІКИ Генеральному директору

УКРАЇНИ Московского станко-

КИЇВСЬКЕ ВИРОБНИЧЕ строительного завода
ОБ"ЄДНАННЯ "АГАТ " им. В.П. Михайловского


вул. Миру, 19, м. Київ, 02990; г-ну Закревскому В.С.

тел. 435-55-67, факс 044 645-55-40



УКРАИНА ул. Янтарная, 23/5
МИНИСТЕРСТВО ЕКОНОМИКИ г. Москва ,123837


УКРАИНИ

КИЕВСКОЕ ПРОИЗВОДСТВЕННОЕ
ОБЪЕДИНЕНИЕ "АГАТ"


ул. Мира, 19,г. Киев, 02990;

тел. 435-55-67, факс 044 645-55-40




____ №_________
на №________________
Правила оформлення постійних і змінних реквізитів

організаційно-розпорядчих документів
Для виготовлення будь-якого з організаційно-розпорядчих документів необхідно засвоїти правила формуляра-зразка. ФОРМУЛЯР-ЗРАЗОК - це модель побудови форми документа, яка встановлює галузь використання, формати, розміри берегів вимоги до побудови конструкційної сітки та основні реквізити ( ДСТУ 2732-94). Державним стандартом України 4163 - 2003 "Державна система документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів" визначена максимальна кількість реквізитів, здатних задовольнити укладачів організаційно-розпорядчих документів з будь-яких питань. На

сьогодні ця кількість складає 32 реквізити.

1 - Державний герб України, герб Автономної Республіки Крим, герби міст України;

2 - емблема організації, або товарний знак;

  1. - зображення нагород;

  2. - коди організації;

  3. - код форми документа; постіні

  4. - найменування організації вищого рівня;

  5. - найменування організації;

  6. - найменування структурного підрозділу організації;

  7. - довідкові дані про організацію;

  8. - назва виду документа;

  9. - дата документа;

  10. - реєстраційний індекс документа;

  11. - посилання на реєстраційний індекс і дату;

  12. - місце складання або видання;

  13. - гриф обмеження доступу до документа;

  14. - адресат;

  15. - гриф затвердження документа;

  16. - резолюція;

  17. - заголовок до тексту;

  18. - відмітка про контроль; змінні

  19. - текст документа;

  20. - відмітка про наявність документа;змінні

  21. - підпис;

  22. - гриф погодження документа;

  23. - візи погодження документів;

  24. - печатка; відбиток печатки;

  25. - відмітка про засвідчення копій;

  26. - прізвище виконавця,, номер його телефону;

  27. - відмітка про виконання документа і направлення його до справи;

  28. - відмітка про створення документа в електронній формі;

  29. - відмітка про надходження документа до організації;

  30. запис про державну реєстрацію.



Такий перелік реквізитів є результатом узагальнення багаторічного досвіду управлінської діяльності і обумовлений необхідностю інтеграції у світову систему обміну управлінською інформацією. В управлінській діяльності не існує такого виду організаційно - розпорядчого документа, в якому всі реквізити використовувались однозначно. Цей перелік є максимальним і воднораз універсальним, оскільки, оскільки для кожного виду документа ( наказ, протокол, вказівка і т.д. ) добираються реквізити, які відрізняють один документ від іншого залежно від константації або директивного прийняття ним тих чи інших управлінських рішень. Схема розташування реквізитів і маж зон на форматі А4 кутового і повздовжнього бланку подано на прикладах 3, 4. Виходячи з цього, реквізити можна поділити на постійні та змінні.

Постійні реквізити складають заготовочну частину документа і, як правило, довгий час можуть бути незмінними ( наприклад, назва установи, емблема, довідкові дані тощо), використовуючись при виготовленні бланків, штампів, печаток.
Змінні реквізити ( підпис, текст, дата тощо ) оформлюють у кожному конкретному випадку, відповідно до конкретних завдань управління і в залежності від обраної форми чи виду документа

( акт, наказ, рішення та т.ін. ).

Існують певні правила, що визначають інформаційну насиченість, регламентують стилістику і

граматику постійних реквізитів організаційно - розпорядчих документів.

1. Державний герб - виконується на бланках документів відповідно до Положення про Державний ГербУкраїни та Герб Автономної Республіки Крим ( Постанова Верховної Ради України " Про державний Герб України" ), на верхньому березі документа. Зображення державного герба в центрі аркуша передбачене для бланків із продовжнім розташуванням реквізитів і двомовних бланків. Ліворуч державний герб розміщується на бланках ріжкового зразка. Діаментр зображення не повинен переввищувати 17 мм.

2. Зображення емблеми організації або товарного знака. Емблемою організації може бути знак обслуговання, призначений для розрізнення фірм, товаровиробників, юридичних осіб і т.ін. Емблема повинна бути зареєстрована у відповідному повноважному органі і має відповідати вимогам Закону України " Про охорону прав на знаки для товарів і послуг ", прийнятого Верховною Радою України 15 грудня 1993 р. Товарний знак ( емблема ) реєструється на ім"я організації чи юридичної особи, що здійснює підприємницьку діяльність, іпідтверджується посвідченням або свдотством, яке містить зображення знака з тестовим супроводом, що пояснює символічний зміст його складових або цілого зображення. На бланках установ недержавної власності, які не містять зображення державного герба, емблему доцільно розміщувати на верхньому березі документа. Розміри емблеми, в залежності від їх розташування, можуть коливатися від 17 до 22 у діаметрі, а колірна гама має відповідати натуральним кольорам засвідченого зразка емблеми.

3. Зображення нагород. Зображення нагород на бланках документів регулюються чинним законодавством країни. Вони розміщуються на лівому березі бланку. Відомості про наявність нагород вміщуються на бланку один раз: у вигляді зображення або в письмовій форм, наприклад:

ОРДЕНА ЯРОСЛАВА МУДРОГО

Центр досліджень науково-технічного розвитку

або

Центр досліджень

науково-технічного розвитку
4. Код організації. Проставляється у верхньому правому ріжку документа відповідно доЄдиного державного реєстра підприємств і організацій України ( ЄДРПОУ). Кожній організації, що функціонує в Україні, присвоюється код, який складається з семизначного числа і в певних ситуаціях може виступати його довідковим кодом замість адреси.

5. Код форми документа по загальному класифікатору управлінської документації ( ЗКУД ) залежить від виду конкретного документа і має таку структуру:

ХХ Х Х ХХ Х Х



захисний код

порядковий номер форми




код назви документа
код управлінського завдання




код підсистеми документації




код системи документації




  1. Назва організації вищого рівня. Якщо установа має галузеву чи функціональну підпорядкованість із чітко визначеною структурою, то її бланк обов"язково повинен містити назву установи вищого рівня, наприклад:

МІНІСТЕРСТВО ПРОМИСЛОВОЇ ПОЛІТИКИ УКРАЇНИ

або ДЕРЖАВНЕ КАЗНАЧЕЙСТВО УКРАЇНИ
У бланках організацій, підпорядкованих одночасно двом органам державного управління або органу державного управління і громадській організації, вказуються обидва ці органи, як організації вищого рівня, наприклад:

КИЇВСЬКА ДЕРЖАВНА МІСЬКА АДМІНІСТРАЦІЯ
ГОЛОВНЕ УПРАВЛІННЯ КУЛЬТУРИ І МІСТЕЦТВ


7. Назва організації. Назва організації, яка виступає автором документа, повинна відповідати назві, зазначенній в статутних документах. Вона відтворюється повністю жирним шрифтом літературною або художньою гарнітурою, наприклад:

ГОЛОВНЕ УПРАВЛІННЯ ДЕРЖАВНОГО КАЗНАЧЕЙСТВА УКРАЇНИ

у ЛЬВІВСЬКІЙ ОБЛАСТІ

або

ДЕРЖАВНА КОМПАНІЯ З ЕКСПОТУ ТА ІМПОРТУ ПРОДУКЦІЇ І ПОСЛУГ

ВІЙСЬКОВОГО ТА СПЕЦІАЛЬНОГО ПРИЗНАЧЕННЯ

8. Назва структурного підрозділу організації. Установи підприємства і організації, що складаються з багатьох структурних підрозділів і виконують широке коло завдань, згідно із статутними документами мають право вступати в самостійні ділові стосунки з іншими установами або партнерами. Для прискорення процесу укладання відповідних угод, за рішенням організацій або керівництва вищого рівня, можуть бути виготовлені окремі бланки її структурних підрозділів, територіальних відділень, філій або окремих посадових осіб, наприклад:

НАЦІОНАЛЬНА АКАДЕМІЯ НАУК УКРАЇНИ
ПРЕЗИДІЯ
АКАДЕМІК - ЕКСПЕРТ

9. Довідкові дані про організацію. Містять поштову адресу та інші відомості зокрема номери телефонів, факсів, телексів, адреси електронної пошти. Їх розміщують нижче назви організації або структурного підрозділу. Довідкові дані про установу набираються шрифтом висотою від 6-12 кеглів. Цей реквізит зазначається лише на бланках листів, наприклад:

пр. Перемоги, 30, м. Київ,01201, Україна

т. 223-45-34, т.факс 221-90-23, рах. у київському банку "Сяйво", № 546123456", МФО 1563456

10. Назва виду документа ( наказ, розпорядження, рішення ) зазначається на бланку друкарським або машинописним способом і повинна відповідати компетенції установи, змісту управлінської діяльності. Заголовок до тексту документа повинен містити короткий виклад змісту документа. Він має бути максимально коротким іємним, точно передавати зміст тексту. Заголовок повинен грамотично узгоджуватись з назвою документа, формуватись за допомогою віддієслівного іменника і відповідати на питання " про що ?", " чого ? ". Наприклад : наказ ( про що ? ) про створення установи; протокол ( чого ? ) засідання експертної комісії.

Якщо у документі йдеться про кілька питань, заголовок може бути узагальненим.

Заголовки не складаються до текстів телефонограм, телеграм, повідомлень, листів

11. Дата документа. Дата документа є обов"язковим елементом засвідчення або фіксування фактів і подій у процесі їх докуметовання. Дата пов"язує документ з певним відрізком часу, відзначаючи початок або завершення дії, вказуючи на час прийняття або виконання рішення. Цей реквізит проставляється нижче назви документа, поряд із реєстраційним індексом, у спеціально відведеному місці. Дата вказується арабськими цифрами і розміщується в один рядок у такій послідовності: число, місяць, рік. ( наприклад : 21.08.2007 або 21.08.07 ). У нормативно правових актах і фінансових документах використовується словесно-цифровий спосіб оформлення дати ( 12 вересня 2007 р.). Якщо порядковий номер місяця або числа складається з однієї цифри, то перед нею проставляється 0. ( 3 квітня 2072 року слід писати: 03.04.07 ). Датою службового документа є дата його підписання; для документа, що приймається колегіальним органом – дата його прийняття; для документа, що затверджується – дата затвердження. Дата на документі проставляється особою, яка його підписує або затверджує, в момент підписання або затвердження. Якщо документ складено не на бланку, його дата проставляється нижче підпису ліворуч. Обов"язковому датуванню і підписанню підлягають усі службові відмітки на документах, пов"язані з їх проходженням та виконанням ( резолюції, погодження, візи, відмітки про виконання документа і направлення його до справи ).

Таким чином, дата документа є його обов"язковим реквізитом, обумовленим юридичною вимогою, і виступає основною пошуковою ознакою, використовучись при посиланні на документ разом з його назвою і реєстраційним номером.

12. Реєстраційний номер документа. Індексація документів полягає у присвоєнні їм умовних позначень – індексів, які надаються документам під час реєстрації і вказують на місце складання, виконання та зберігання документів.

Індекси вхідних і створюваних документів складаються з порядкових номерів у межах групи документів, які реєструються і відповідно до завдань пошуку можуть доповнюватися індексами за номенклатурою справ, питань діяльності, кореспондентів, виконавців тощо.

Складові частини індексу відокремлюються одна від одної косою рискою та розміщуються у такому порядку: порядковий реєстраційний номер у межах групи документів, що реєструються, індекси за номенклатурою справ, питань діяльності, кореспондентів, виконавців, наприклад:

415/14/27

415 – порядковий реєстраційний номер документа,

14 – індекс справи за номенклатурою справ,в якій знаходиться документ;

27 – підрозділ.

13. Посилання на реєстраційний індекс і дату документа містить реєстраційний індекс і дату документа, на який дається відповідь. Цей реквізит розташований у бланковій частині документа нижче реєстраційного, на спеціально відведоному місці, наприклад:

на № 18-13/07 від 09.07.07

14. Місце складання або видання включає в себе назву міста чи іншого населеного пункту, де видається документ, наприклад: м. Львів

15. Гриф обмеження доступу до документа визначає коло осіб, яким дозволено доступ до ознайомлення із змістом документа і позначається:

- не для друку;

  • комерційна таємниця;

  • для службового користування;

  • таємно, цілком таємно, особливої важливості.

Роставляється безпосередньо на документах у верхній частині праворуч без лапок друкованим способом або за допомогою відповідного штампу.

16. Адресат. На багатьох видах службових документів ( листах,доповідних записках, довідках, вказівках ) проставляється назва адресата, тобто установи або особи, якій вони направляються, тому даний реквізит повинен містити сукупність точних і повних даних, на основі яких документ може бути доставлений за призначенням. Цей реквізит може містити таку максимальну кількість елементів:

  • назва організації - адресата ( у називному відмінку );

  • назва структурного підрозділу ( у називному відмінку );

  • назва посади одержувача ( у давальному відмінку );

  • прізвище та ініціали ( у давальному відмінку );

  • поштова адреса.

Кожна із зазначених складових друкується з нового рядка на відстані 2 міжрядкових інтервалів. Максимальна довжина рядка не повинна перевищувати 80 мм і заходити на праву межу текстового берега. Розділові знакизнаки ( коми і крапки не ставляться ).

У разі адресування документа установі або її структурному підрозділу без зазначення посадової особи їх найменування подаються у називному відмінку, наприклад:

Державне казначейство України

Фінансово-економічне управління

або

Міністерство охорони здоров"я України

Головне лікувальне управління
У разі адресування документа керівнику установи або його заступнику назва установи входить до складу назви посади адресата, наприклад:

Президенту Української спілки

промисловців і підприємців

Діденко М.К.

Якщо документ надсилається багатьом однорідним організаціям , адресат може зазначатись узагальнено, наприклад:

Директорам обласних

Державних архівів,

міст Києва і Секастополя

Якщо документ надсилається фізичній особі, то зазначається її ім"я, по батькові і прізвище в називному відмінку, після чого вказується адреса. В разі потреби до прізвища адресата можуть додаватись почесні звання, вчені ступені тощо, наприклад:

Народному артисту України

Гриб Івану Семеновичу

вул. Левицького, 9 кв. 5

м. Київ, 01001, Україна

17. Гриф затвердження документа. Затвердження документа є одним із способів його юридичного посилення або засвідчення. Засвідчення оригіналів управлінських документів здійснюється шляхом їх підписання, затвердження і проставлення печатки. Документи затверджуються післяїх підписання. Затвердженню підлягають не всі документи, що створюються в в межах установи. Факт затвердження має своєю метою санкціонувати зміст документа або поширити ( спрямувати його дію на певне коло установ, організацій тощо). Перелік документів, які мають обов"язково затверджуватися, встановлюється в кожній установі, організації у відповідності з її повноваженнями і конкретними управлінськими завданнями. Такий перлік складається згідно з Примірним переліком ( Постанова Кабінету Міністрів України від 17.10.1997р № 1153 . Додаток 12 до п.4.6.10 ) з урахуванням традіций документування управлінської діяльності в певній установі. Гриф затвердження складається з таких основних елементів:

слово ЗАТВЕРДЖУЮ ( без лапок ) , назва посади, особистий підпис посадової особи, що затверджує документ, її ініціали і призвище, дата затвердження, наприклад:

ЗАТВЕРДЖУЮ

Міністр фінансів України

( підпис ) А.К. Маршук

27. 07. 2007

Якщо документ затверджується окремим нормативним актом ( постановою, наказом, рішенням тощо ), то гриф затвердження має такі елементи : слово ЗАТВЕРДЖЕНО ( без лапок ), назва нормактивного документа в називному відмінку, наприклад

ЗАТВЕРДЖЕНО

Наказ Ректора університету

Від 30.07.2007. № 45

При необхідності додаткового засвідчення орігіналу документа або засвідченні спільних документів на гриф затвердження може ставитись відбиток печатки відповідної організації.

18. Резолюція – це напис на документі, зроблений керівником установи, що містить вказівки щодо виконання документа.При складанні тексту резолюції необхідно дотримуватись такої схеми:

Кому?


Що робити ?

В який термін


Резолюція пишеться безпосередньо на документі, нижче реквізиту “Адресат”, паралельно до основного тексту. Якщо місця для резолюції недостатньо, її можна проставляти на зворотній стороні першого аркуша документа, але не на полі документа, призначеному для підшивки. Написання резолюції на окремих аркушах або спеціальних бланках допускається у разі, коли документ підлягає поверненню або деталізується порядок виконання документа та уточнюються виконавці, такий аркуш ( бланк ) із резолюцією слід обліковувати разом з документом як додаток.

Резолюція складається з таких елементів: прізвище виконавця (виконавців), зміст доручення, термін виконання, особистий підпис керівника, дата, наприклад :

Навроцькому В.В.

Прошу підготувати проект програми

комп"ютерного забезпечення документообігу

до 20.08.2007

( підпис )

15.08.2007

У разі коли доручення дано кільком посадовим особам, головним виконавцем є особа, зазначена у дорученні першою, якщо в документі не обумовлено інше.

19. Заголовок до тексту, незалежно від виду документа, повинен містити короткий виклад змісту документа. Він має бути максимально коротким, точно передавати зміст тексту, та грамотно узгоджуватись з назвою документа, наприклад наказ ( про що? ) Про заохочення; протокол (чого?) Засідання вченої ради.

Заголовок до тексту документа оформлюється ліворуч , нижче реквізиту " місце складання ", або обмежувальних позначок до реквізитів " реєстраційний індекс " і " посилання на реєстраційний індекс і дату ", без лапок і будь-яких розділових знаків у кінці фрази.

Якщо у документі йдеться про кілька питань, заголовок може бути узагальненим.

20. Відмітка про контроль. Головним завданням контролю за виконанням є забезпечення реалізації прйнятих управлінських рішень у встановлени строки. Оскільки більшість управлінських рішень оформляється у вигляді документів, контроль за їх виконанням об"єктивно існує як контроль за виконанням певних документів.Об"єктами контролю можуть виступати не лише документи директивних органів і ті, що включені в перелік із зазначенням строків виконання, а й окремі завдання, доручення, прохання, зафіксовані в організаційно-розпорядчому документі. Контрольну функцію можна вважати однією з основних у ціклі документаційного забезпечення будь-якої системи управління Початком і закінченням терміну виконання документа є дати реєстрації його надходження або підписання і дата завершення виконання.

Про взяття документа на контроль – на лівому полі першого аркуша документа (на рівні заголовка до тексту) пишеться слово “Контроль” або літера “К” (проставляється штамп “К”).

Контроль за виконанням документів включає такі види робіт:

  • постановку документів (доручень) на контроль, формування картотеки контрольних документів;

  • перевірку своєчасного доведення документів до виконавців;

  • попередні перевірки і регулювання ходу виконання;

  • облік і узагальнення результатів контролю за виконанням документів;

  • інформування керівника про хід та підсумки виконання документів;

  • повідомлення про хід і підсумки виконання документів;

  • зняття документів з контролю;

  • формування картотеки виконаних документів.

За автоматизованої форми контролю пошук необхідної інформації здійснюється за видами документа, датою, виконавцем, кореспондентом, терміном виконання і змістом.

Після виконання документ знімається з контролю. Зняти документ з контролю може тільки та особа, яка поставила його на контроль. При цьому на документі і реєстраційно-контрольних картках робиться помітка про зняття з контролю.

21. Текст документа. Найбільш трудоміскою частиною оформлення службової частини документа є виклад його тексту, який має чітко й переконливо відображати причину і мету його написання, розкривати суть конкретної справи, містити докази, висновки.

Текст поділяється на взаємозумовлені логічні елементи: вступ, основну частину ( доказ ), закінчення. У вступі зазначається причина написання документа. В основній частині викладається докази, пояснення, міркування. У закінченні вказують мету документа, наприклад:
В період з 15.08.2007 по 18.06. 2007 комісія здійснила перевірку фінансового стану модельної агенції " Мішель"/ вступ /. За час функціонування цієї організації до неї надійшли матеріальні цінності вартістю 30000( тридцять тисяч) гривень,які не прийняті на баланс / доказ /. Вважаємо за необхідне протягом трьох діб оформити матеріальні цінності відповідно до інструкцій Мінфіну України / висновок /.

У розпорядчих документах організацій, що функціонують на засадах єдиноначальності, текст викладається від першої особи однини: НАКАЗУЮ, ПРОПОНУЮ, ПРОШУ і т.ін. У розпорядчих документах організацій з колегіальною формою управління текст викладається від третьої особи однини або множини, наприклад: ПОСТАНОВЛЯЄ, ВИРІШИВ, ПРОПОНУЄМ,

СЛУХАЛИ, УХВАЛИЛИ тощо. Тексти документів, якими встановлюються права і обов"язки ( положення, правила, інструкції ), а також актів, звітів, довідок формулюються від третьої особи однини або множини, наприклад: комерційний директор має право; комісія встановила, інститут розробив і т. ін. У листуванні доцільно викладати текст від першої особи множини: вважаємо за необхідне; надсилаємо на розгляд; запрошуємо на презентацію.

22. Відмітка про наявність додатків дає стислу інформацію про документи, що супроводжують або пояснюють певний документний комплекс. Вони в більшості випадків важливіші, ніж сам документ, до якого вони додаються. Додатки можуть пояснювати окремі питання або аргументувати появу нового документа. Наявність додатків зазначається в тексті документа або після нього перед підписом. Назва додатка в тексті основного документа повинна відповідати назві самого документа, що до нього додається. .

Додатки до документів можуть бути трьох видів:

  • додатки, що затверджуються або вводяться в дію розпорядчими документами ( додатки до розпорядчих документів );

  • додатки, що пояснюють або доповнюють зміст основного документа;

  • додатки, що є самостійними документами і надсилаються із супровідним листом.


Додатки повинні оформляться на стандартних аркушах і мати всі необхідні для конкретного виду документа реквізити.

У розпорядчому документі відомості про наявність додатків зазначаються у тексті, наприклад:

Розробити і подати на затвердження графік комплексного плану наукової роботи організації праці в установі за формою, зазначеною у додатку 1

Додатки до розпорядчого документа повинні мати відмітку з посиланням на цей розпорядчий документ, його дату і номер. Відмітка робиться на верхньому правому полі першого аркуша додатку, наприклад:

Додаток

до наказу Міністра

освіти України

10. 09. 07, № 19

У разі наявності кількох додатків на них зазначаються порядкові номери, наприклад:

Додаток 1, Додаток 2 тощо. Знак № перед цифровим позначенням не ставиться.

Додатки до розпорядчих документів повинні підписуватись керівниками структурних підрозділів установи на лицевій стороні останнього аркуша додатку.

Відомості про наявність додатків до планів, звітів, протоколів, повідомлень, листів оформлюються у такому порядку:

  • якщо документ має додатки, повна назва яких наводиться у тексті, то відмітка про наявність

додатків оформлюється за такою формою:

Додаток : на 5 арк. у 2 прим.;

- якщо документ має додатки, повна назва яких не наводиться в тексті, то їх необхідно

перелічити після тексту їз зазначенням кількості аркушів у кожному додатку та кількості їх

примірників, наприклад:

Додатки: 1. Довідка про виконання плану розвантажувальних робіт на ІІ квартал 2007 р.

на 5 арк. у 2 прим.;

2. Графік розвантажувальних робіт на ІІІ квартал 2007 р.на 2 арк. в 1 прим.;

  • якщо до документа додається інший документ, що має додатки, то відмітка про наявність

документу оформлюється таким чином:

Додаток: Висновок санітарно-епідемілогічної комісії від 25.03.07, № 4 і додаток до

нього, всього на 21 арк. у 2 прим.;

- якщо додатки зброшуровані ( книги, журнали ), кількість аркушів не зазначається;

- при великій кількості додатків на них складається опис, а в самому документі після

тексту зазначається:

Додаток: відповідно до опису на 3 арк;

- якщо додаток надсилається не за всіма зазначеними у документі адресами, відмітку про

наявність додатку документа оформлюється за формою:

Додаток : на 5 арк. у 2 прим. на першу адресу.

23. Підпис - обов"язковий елемент будь якого документа. Підписання організаційно-розпорядчих документів полягає у проставленні керівником або іншою посадовою особою, у компентенцію якої входить дане коло питань, свого підпису. Право підписування певних видів документів конкретними посадовцями закріпляються нормативним актом ( положенням, інструкцією), що поширюються на діяльність певної управлінської структури. В організаціях, які функціонують на засадах єдиноначальності, на документах вимагається наявність одного підпису. Два підписи проставляються на документах колегіальних органів. Так, постанови, рішення, протоколи підписують голова і секретар колегіального органу. Кількома підписами ( голови і членів комісії ) засвідчується акт.

Реквізит підпис складається, по-перше, з найменування посади особи, яка підписує документ. Якщо документ підготовлено на бланку, посада вказується у скороченому вигляді, а якщо він надрукований на звичайному аркуші паперу, то реквізит "Підпис" включає повну назву посади. Крім того до реквізиту входять особистий підпис та його розшифрування( ініціали та прізвище) . Реквізит оформлюється після тексту документа або відмітки про наявність додатків біля краю лівого берега з дотриманням правил орфографії ), наприклад:

І спосіб - підписання документа керівником установи керівником установи, оформленого не на бланку:

Начальник Головного управління

Державного казначейства України

у Львівській області Л.В. Панкевич

ІІ спосіб - підписання документа, оформленого на бланку керівником установи :

Начальник Л.В. Панкевич

ІІІ спосіб - підписання документа двома посадовими особами:

Начальник Л.В. Панкевич

Головний бухгалтер Б.І. Хомічак

або

Голова В.Г. Динесенко

Секретар Т.М. Ніколаєва

ІV спосіб - підписання колективного документа -акта:

Голова комісії В.Г. Динесенко

Члени комісії Б.І. Хомічак

Т.М. Ніколаєва

У разі надсилання документа одночасно кільком установам вищого рівня керівник підписує всі примірники. У разі надсилання документа одночасно кільком організаціям, що належать до сфери управління установи, підписується тільки орігінал, який залишається у справі установи-автора, а на місця розсилаються засвідчені канцелярією примірники.

Якщо посадова особа, підпис якої зазначений на проекті документа , відсутня, то документ підписує особа, яка виконує її обв"язки або її заступник. При цьому обов"язково зазначається посада особи, яка підписала документ і її прізвище ( В.о., заступник ), наприклад:

В.о. начальника В.Г. Динесенко
Не допускається підписання документа з прийменником "за" або проставленням косої риски перед найменуванням посади

24. Гриф погодження документа. Попереднє погодження проекту документа є однією з відповідальних управлінських дій. Воно полягає у з"ясуванні правильності фіксування в документі прийнятих рішень , їх доцільності та ефективності, правомірності і достатності з урахуванням інтересів інших причетних до даного питання установ.Факт погодження документа засвідчується спеціальним грифом. Найчастіше цей гриф використовується для фіксування погодження документа з зацікавленими установами, громадськими організаціями та органами контролю, а також з установами вищого рівня управління. Гриф погодження розміщується нижче реквізиту " Підпис." Він включає слово ПОГОДЖЕНО ( без лапок), назву посади особи, яка здійснює погодження документа ( в тому числі назву організації, особистий підпис ініціали і прізвище, дату погодження ), наприклад:

ПОГОДЖЕНО

Заступник Міністра

закордонних справ України

____________ С. Л. Горенко

25. Віза. Внутрішне погодження документа оформлюється візою.В управлінській практиці візування документа здійснюється на етапі підготовки документа фахівцями або керівниками структурних підрозділів, що що безпосередньо впливають на хід роз"язання питань задукоментованих у певному інформаційному носії. Візи проставляються безпосередньо на документі під реквізитом " Підпис " як на лицьовому , так і на зворотньому боці останнього аркуша документа. Віза проставляється на примірниках документів, що залишаються в установі. Віза включає: особистий підпис, ініціали і прізвище особи, яка візує документ, та дату візування. У разі потреби зазначається найменуванняпосади цієї особи, наприклад:

Начальник юридичного відділу

( підпис ) О.Р. Глушко

23.08.2007

26. Відбиток печатки. У деяких випадках і в разі необхідності особливого засвідчення оригіналу документа на ньму проставляється печатка з відбитком Державного Герба України. Така печатка використовується для підтвердження прав певних осіб, фіксування грошових або матеріальних цінностей, засвідчення конкретних правових актів.

В кожній установі використовуються два види печаток:

- печатка з зображенням Державного Герба України;

- печатка без нього ( печатка структурного підрозділу, печатка канцелярії ).

Печатка проставляється таким чином, щоб її відбиток захоплював кілька літер найменування посади особи яка підписала документ, наприклад:




Начальник к Панкевич Л.В. Панкевич
27. Відмітка про засвідчення копії. Копія документа виготовляється і видається тільки з дозволу керівника установи або керівника структурного підрозділу. Установа може засвідчувати копії лише тих документів, що створюються в ній.

Копіюванням вважається:

  • розмноження вхідних документів поточного року;

  • вхідних, підготовлених документів за минулі роки; всіх документів, що знаходяться на

зберіганні.

Копію документа виготовляють рукописним, друкувальним засобами або з застосуванням автоматизованої системи та засобами оперативної поліграфії. Під час виготовлення копії рукописним і друкувальними засобами текст документа відтворюється повністю, включаючи елементи бланка, і засвідчуються підписом посадової особи, яка підтверджує відповідність копії оригіналу.

Відмітка “Копія” зазначається у верхній правій частині лицьового боку першого аркуша документа. На витягах з документів після назви документа пишеться слово “Витяг”.

Напис про засвідчення документа складається зі слова “Згідно”, найменування посади, особистого підпису особи, яка засвідчує копію, її ініціалів та прізвища, дати засвідчення копії і проставлення її нижче реквізиту “Підпис”.

28. Прізвище виконавця і номер його телефона. Кожний документ повинен мати відмітку про безпосереднього виконавця, що складається з його прізвища і номера службового телефону, які зазначаються на лицьовому боці документа, в лівому ніжному ріжку або на зворотньому боці останнього аркуша документа, наприклад:

В.С. Кравченко

274-45-66

29. Відмітка про виконання документа і направлення його до справи. Цей реквізит проставляється на нижньому лівому полі першого аркуша документа . Відмітка про виконання документа і направлення його до справи свідчить про те , що робота над документом завершена. Цей реквізит складається із стислої довідки про виконання, слів " до справи " з зазначенням індексу справи, до якої він буде надкладений, дати виконання і підпису виконавця, що працював над документом, або керівника підрозділу, наприклад:

До справи № 01-15

Відповідь надано 12.08.07

Головний спеціаліст ( підпис ) В.Г. Жук

12.08.07

30. Відмітка про перенесення даних на машинний носій. Реквізит містить ім"я файла, код оператора, а також інші пошукові данні, передбачені для внутрішного використання в організації. Реквізит проставляється в центрі першого аркуша документа з його лицьового боку на нижньому березі, наприклад: Інформацію перенесено

на машинний носій

( підпис) В.Д. Калатии

290.08.07

або

// server \ doc| s\ public\ dep 08 \ file 01/ dok c \

viddil \ zon doc \ 2007\ lyst 7 dok

  1. Відмітка про перенесення документа до установи. Відмітка містить скорочену назву установи, організації, що отримала документ, і дату його надходження. Відмітка про надходження робиться від руки чи за допомогою регістраційного штампа. Відбиток штампа містить, крім назви організації та дати надходження, індекс документа. Відмітка про надходження роташовується праворуч на нижньому полі першої сторінки документа, наприклад:

ГУДКУ у Львівській області

22 серпня 2007

вх.14-19/ 471

  1. Запис про державну реєстрацію. Проставляється в Міністерстві юстиції України на нормативних актах, які відповідно до Указу Президента України " Про державну реєстрацію нормативних актів міністерств та інших органів державної виконавчої влади" від 03жовтня 1992 р. № 493 вносяться до державного реєстра. Організація, якою виданий нормативний акт, повинна передбачити в оформленні документа вільне місце розміром 6х10см у верхньому правому ріжку після реєстраційного номера або грифу затвердження документа для проставлення запису про державну реєстрацію, наприклад:

ЗАРЕЄСТРОВАНО

В Міністерстві України

19 вересня 2007 р. за № 209/304

Керівник реєструвального органу ( підпис)

Зразок опрацьованого організаційно-розпорядчого документа ( листа запрошення ) з схемою розташування реквізитів приклад 5

Основні види організаційно-розпорядчих документів

Д О В І Д К А

ДОВІДКА - це службовий документ, який містить опис та підтвердження тих чи інших фактів або подій .

Довідки поділяють на дві групи:

  • що містять інформацію про факти й події службового характеру;

  • що засвідчують якийсь юридичний факт.

Найчисленнішою є друга група довідок. Їх видають заінтересованим громадянам або установам. Це довідки, що підтверджують факт роботи чи навчання ( приклад № 1 ) тощо.

Приклад № 1


1   2   3   4   5   6   7   8

Схожі:

С. Писарівка
Міністерства освіти І науки України від 28. 08. 2013 №1239, з метою встановлення єдиних вимог І подальшого вдосконалення системи...

Положення про вимоги щодо ведення та перевірки зошитів з математики...
Он україни №1/9-529 від 27. 12. 2000р «Орієнтовні вимоги до виконання письмових робіт І перевірки зошитів з природничо-математичних...

Лекція: Ведення документів документів, що містять конфіденційну
Розмноження І розсилання ( відправлення документів )з грифом для "Для службового користування"

Вимоги до ведення та перевірки учнівських зошитів із української...
Для контрольних робіт з української мови в усіх класах використовують по одному зошиту

Методичні рекомендації щодо ведення та перевірки зошитів із світової...
Мандровний О. М., методист міського методичного центру відділу освіти виконавчого комітету Славутицької міської ради

Методичні рекомендації розроблено на основі листа мон україни від...
Підвищення вимог до якості викладання всіх предметів вимагає ґрунтовного поліпшення порядку ведення учнівських зошитів. У боротьбі...

Методичні рекомендації щодо ведення зошитів з української мови та літератури
України від 28. 04. 2006 року №1/9-301 «Вимоги до виконання письмових робіт учнів загальноосвітніх навчальних закладів І перевірки...

Державний заклад «Навчально-методичний кабінет професійно-технічної...
Загально-методичні підходи до оформлення та ведення комплектів навчально-програмної документації, навчально-методичної документації...

Форма отримання вхідни потоків І вимоги до них
Зу «Про господарську діяльність», статут підприємства, законодавче забезпечення, методичні вимоги та інші нормативні акти, що регулюють...

Вступ
Нтр. Природно, що нтр відіграє роль у вдосконаленні вищої освіти. Це висуває нові підвищені вимоги до знань студентів І щоб задовольнити...



База даних захищена авторським правом © 2017
звернутися до адміністрації

l.lekciya.com.ua
Головна сторінка