Пошук по сайту


Гриф секретності супроводжувального листа повинен відповідати найвищому ступеню секретності відомостей, які містяться як у самому листі, так і в додатку до нього

Лекція на тему: Отримання, обробка, облік, зберігання І поводження з секретними документами. Класифікація І систематизація секретних документів

Сторінка4/10
1   2   3   4   5   6   7   8   9   10

Гриф секретності супроводжувального листа повинен відповідати найвищому ступеню секретності відомостей, які містяться як у самому листі, так і в додатку до нього.

При розробці документів без грифа секретності дозволяється посилання на дату і номер документа з грифом секретності.

Якщо посадова особа, підпис якої зазначений на проекті документа, відсутня, то документ підписує особа, яка виконує її обов’язки, або її заступник. При цьому обов’язково зазначаються посадова особа, яка підписала документ, її прізвище (виправлення вносяться чорнилом або друкується, наприклад: “в.о.”, “Заст.”). Не допускається підписання документа з прийменником “За” або написання косої риски перед найменуванням посади.

Документи, що надійшли на підпис з інших установ чи структурних підрозділів режимно-секретних органів, та підписані керівництвом міністерства або іншою, вищестоящою установою, можуть бути надіслані адресатам за реєстраційними номерами згідно з журналом обліку документів, які отримані на підпис керівництвом і на розсилання адресатам.

Примірник вихідного документа, який залишається у справі, може оформлятися не на бланку, але повинен мати всі необхідні реквізити, у тому числі реєстраційний (обліковий) номер, дату і засвідчену виконавцем позначку про те, ким підписаний документ. Всі службові документи мають бути датовані.

Датою документа є дата його підписання; для документа, що приймається колегіальним органом, – дата його прийняття; для документа, що затверджується, – дата затвердження. Дати підписання і затвердження документа, а також ті, що є в тексті, повинні проставлятися цифровим засобом.

Елементи дати наводяться трьома парами арабських цифр в один рядок у такій послідовності: число, місяць, рік. Наприклад, 12 січня 2002 року слід писати: 12.01.02. Якщо порядковий номер місяця або числа складається з однієї цифри, то перед нею проставляється 0. Наприклад: 3 квітня 2002 року слід писати: 03.04.02. Дата на документі проставляється особою, яка його підписує або затверджує, в момент підписання або затвердження. Дата підписання проставляється в лівій верхній частині документа разом з індексом на спеціально відведеному для цього місці на бланку. Якщо документ складено не на бланку, його дата проставляється нижче підпису ліворуч.

Документи з обмежувальною позначкою “Особисто” направляються із зазначенням посади та прізвища адресата.

Облік підготовлених документів здійснюється у журналі обліку підготовлених документів.

При направленні великої кількості додатків до супровідного листа, якщо перелічити їх номери у картці чи в журналі неможливо, у графі “Вид та короткий зміст” журналу обліку підготовлених документів чи в картці обліку підготовлених документів вказується прописом тільки загальна кількість аркушів додатків.

При направленні документів із супровідним листом на пакеті проставляється реєстраційний номер супровідного листа. Документи можуть бути направлені адресатам за своїми реєстраційними номерами без супровідних листів, якщо призначення цих документів не вимагає пояснень. При направленні документів без супровідного листа на пакетах, в яких містяться такі документи, проставляються реєстраційні номери усіх документів із зазначенням номерів примірників, а до журналів обліку заноситься номер реєстру та дата відправлення.

При складанні опису на матеріали, що входять у документ, вказуються реєстраційні номери, гриф секретності, вид матеріалу, порядкові номери аркушів кожного матеріалу в документі.

Окремі категорії документів зі ступенем секретності “цілком таємно” за вказівкою керівника установи можуть бути направлені до іншої установи у подвійних пакетах. У разі подвійного пакування у пакет зовнішній пакет з вкладанням не прошивається. На нього наклеюються паперові наклейки.

Під час відправлення документів адресату необхідно проставити адресу, перерахувати аркуші відправленого документа, звірити реєстраційні номери, покласти в конверт документи (конверти повинні мати розміри 114х162 мм, 162х229 мм, 229х324 мм; пакети мають такі мінімальні розміри:

100 мм в одному вимірі і не менше 50 мм в другому – за будь-якої мінімальної товщини,: згорнуті трубкою 100 мм у довжину і 50 мм в діаметрі; максимальні – 450 мм в одному з трьох вимірів; згорнуті трубкою – 700 мм завдовжки і 150 мм в діаметрі).

Підібрати та скомплектувати додатки до супроводжувальних листів. Звірити гриф секретності, найменування, обліковий номер, номер примірника додатку з супроводжувальним листом та відповідність найменування документа. Перевірити наявність усіх необхідних підписів на документі. Перерахувати аркуші та додатки. Сортувати підготовлені документи для відправлення за адресами. Звірити правильність адрес, вказаних на документах, з картотекою реквізитів.

Перед тим як покласти в пакет (конверт) документи обгортають у світлонепроникний папір.

Якщо пакет (конверт) виготовлений із міцного світлонепроникного паперу, обгортати документи необов’язково. Пакет (конверт) заклеюють і прошивають хрест-нахрест нитками чи дротом (скріпкою) так, щоб були зафіксовані усі його клапани. Якщо вкладення пакета (конверта) не можна проколювати (схеми, креслення, фотокартки тощо), пакет (конверт) прошивається хрест-нахрест через середину усіх його країв так, щоб нитка туго охоплювала вкладення та зав`язувалася у середині зворотної сторони пакета ( поеазати конверт ).

Паперова наклейка з відтиском печатки “Для пакетів” наклеюється силікатним клеєм на середину зворотної сторони пакета так, щоб вона захоплювала усі його клапани усередині, кінці ниток залишалися помітними, а вузол прошивки був закритий наклейкою. При прошиванні пакета дротом (металевими скобами) паперова наклейка або сургуч накладається на зігнуті кінці дроту (скоби).

Пакети вагою більше 1 кг додатково перев’язуються нахрест суцільним шпагатом, кінці якого опечатуються з розрахунком на те, щоб виключити можливість зняття шпагату і доступу до вкладеного без пошкодження упаковки та відбитків печаток.

Паперові наклейки повинні бути виготовлені з цигаркового або іншого тонкого паперу, який не розшаровується. Розмір паперових наклейок має перевищувати на три або чотири мм діаметр відтиску печатки. На поверхню наклейок накладається тонкий шар силікатного клею, який повинен виходити за край паперової наклейки.

На пакетах (конвертах), що опечатані паперовими наклейками, мають бути чіткі відбитки печатки, склоподібна прозора плівка клею на паперовій наклейці та її кінцях, гарна видимість розташування ниток та вузла прошивки пакета, загнуті кінці дроту (металевих скобок).

Пакування документів в пакети (конверти), що були раніше використані, в художні конверти, а також в пакети (конверти), виготовлені з газетного, крихкого, пухкого, пергаментного та прозорого паперу, забороняється.

На пакетах (конвертах) проставляються такі реквізити:

– гриф секретності – у правому верхньому куту, у разі необхідності – позначка “Особисто”;

– підпис особи, яка проводила конвертування, засвідчений печаткою “Для пакетів”;

  • зверху, посередині пакету, в разі необхідності – позначка “Терміново”, засвідчена печаткою “Для пакетів”;

  • у центрі - найменування одержувача, його адреса , а під нею, над рискою, – реєстраційні номери вкладених секретних документів і під рискою- найменування відправника (прізвище та посада не вказуються), та його адреса.

На внутрішньому пакеті (у разі подвійного пакетування) проставляються й інші реквізити, у тому числі обмежувальні позначки, а також – посада та прізвище кореспондентів (відправників та отримувачів).

У разі необхідності на пакетах (конвертах) може вказуватись: відомча підпорядкованість, прізвища отримувачів документів, назва вулиць, номер будинку. До військових частин документи адресуються згідно з правилами, що встановлені (фельдзв’язком) спецзв’язком.

Кореспонденція доставляється адресатам через фельдзв’язок (спецзв’язок) та кур’єрами установ за реєстрами, розносними книгами чи розписками.

У разі необхідності за дозволом керівника установи, а в міністерствах, відомствах – за дозволом начальника РСО, документи зі ступенем секретності “цілком таємно” та “таємно” у межах даного

населеного пункту можуть бути доставлені виконавцями або співробітниками РСО в робочих спецпапках (спецчемоданах), опечатаних печаткою РСО, і тільки на відомчому транспорті.

У межах пішої досяжності одного населеного пункту з дозволу начальника РСО кореспонденція може доставлятися двома виконавцями або співробітниками РСО в спецпапках (спецчемоданах),

опечатаних печаткою РСО. В усіх випадках доставка документів не повинна привертати увагу сторонніх осіб. Доставляти кореспонденцію на громадському транспорті забороняється.

Для пересилання кореспонденції через фельдзв’язок (спецзв’язок) виписується реєстр (встановленої цими службами форми) у трьох примірниках, один з яких з підписом фельд’єгеря чи кур’єра, які доставляють кореспонденцію, залишається в РСО, а два інших примірники разом з кореспонденцією передаються до відділення фельдзв’язку. Один примірник реєстру з підписом співробітника фельдзв’язку (спецзв’язку), завірений печаткою, повертається до режимно-секретного органа, де зберігається у справі реєстрів, а інший залишається у відділенні фельдзв’язку (спецзв’язку). При цьому примірник з підписом фельд’єгеря або кур’єра знищується. У разі доставки кореспонденції безпосередньо адресату, обходячи фельдзв’язок (спецзв’язок), реєстр виписується у двох примірниках. У реєстрі вказуються номери пакетів (документів), що відправляються, кому вони адресовані та ступінь секретності вкладень. Кореспонденція може доставлятися адресатам за спеціальними розписками або за розносними книгами. Справи з реєстрами та розписками враховуються за номенклатурою справ, а журнали у журналі обліку журналів, карток і завершених виробництвом справ зберігаються не менше одного року з моменту оформлення останнього реєстру (розписки) чи останнього запису у журналі, потім знищуються за актом.

При передачі вихідної кореспонденції фельд’єгерям чи кур’єрам для доставки до відділення фельдзв’язу (спецзв’язу) в реєстрах, журналах або розписках вказуються дата та час прийому-передачі, прізвище фельд’єгеря (кур’єра), засвідчені підписом та печаткою фельд’єгеря (кур’єра).

Отримати реєстр від кур’єра, перевірити відповідність кількості відправлених та отриманих пакетів, наявність підпису за їх отримання, завіреного печаткою. Підшити реєстри до справи. Знищити треті примірники реєстрів.

1.7 ПОПЕРЕДНІЙ ОБЛІК ДОКУМЕНТІВ
Необхідно здійснити перевірку назви, грифа секретності на першому аркуші документа, який розробляється, завіреного підписом керівника.

Чернетки і проекти документів, що мають гриф секретності складаються на облікованих в РСО носіях інформації.

Робочі зошити видаються виконавцям для різних робочих довідкових записів. Для складання чернетки документа робочий зошит можна використовувати, як виняток, у тому випадку, коли у ньому міститься чернетка одного великого за обсягом документа.

Робочі зошити обліковуються у журналі обліку робочих зошитів, цей журнал перехідний, ведеться до його закінчення.

Аркуші робочих зошитів нумеруються (номери проставляються у правому верхньому куті аркуша), прошиваються, на останньому аркуші проставляється штамп та заповнюються його реквізити, опечатуються за допомогою паперової наклейки з відбитком печатки РСО “Для пакетів” (вона наклеюється так, щоб захопити нитки прошивки) і засвідчуються підписом працівника РСО, який оформлював зошит. На обкладинці та на першому аркуші робочого зошита вказується гриф секретності, відповідний змісту записів, прізвище виконавця, обліковий номер за журналом обліку робочих зошитів та кількість аркушів. Звіряють правильность реєстрації. ( показати )

Робочі зошити видаються виконавцям за карткою обліку видачі документів (справ)

Робочі зошити не повинні мати відомостей довідкового характеру, особливо ті, які здаються до друкувального підрозділу. На робочих зошитах з довідковими відомостями робиться попереджуючий напис “До друкувального підрозділу не здавати”.

Блокноти для підготовки чернеток документів обліковуються окремо від робочих зошитів у журналі обліку робочих зошитів. Аркуші блокнотів нумеруються, на кожному аркуші проставляється обліковий номер. Блокноти виготовляються, як правило, із контрольними аркушами. Якщо контрольний аркуш відсутній, слід нумерувати й корінці блокнотів. Звірити правильність реєстрації.

Видаючи виконавцям блокноти для разового користування, працівник режимно-секретного органу робить позначку в картці обліку видачі документа (справи) про кількість наявних у ньому аркушів (14…32), а приймаючи – про кількість аркушів, що залишилися (17…32). Позначки з розписками про передачу та знищення відривних аркушів роблять на контрольному аркуші, а в разі відсутності контрольного аркуша – на корінцях відривних аркушів.

На обкладинці блокнота, призначеного для складання чернетки одного конкретного документа, повинно бути зазначено назву цього документа і гриф секретності.

Бланки, типові форми документів, які видаються виконавцям для складання чернеток та проектів документів, підлягають обліку в журналі обліку робочих зошитів або журналі обліку документів, видрукованих у друкувальному підрозділі. У цих журналах працівник режимно-секретного органу зазначає назву документа, що готується, гриф секретності, а на аркушах проставляє спеціальний штамп режимно-секретного органу, у якому вказується гриф секретності, реєстраційний номер, дату реєстрації, загальну кількість аркушів і через косу риску – номер аркушу. Аркуші, призначені для складання одного документа, обліковуються за одним номером, який проставляється на кожному аркуші. Додатково видані для підготовки цього документа аркуші обліковуються за цим же номером. Аркуш, склеєний з двох та більше частин, обліковується як один, йому надається один реєстраційний номер, а в місцях склеювання проставляється штамп або печатка РСО, про що робиться відповідна позначка в обліковому журналі.

На зброшурованих і опечатаних бланках, типових формах документів реєстраційний штамп проставляється на обкладинці і на першому аркуші. На аркушах великого формату, а також на нестандартних і різномірних аркушах реєстраційний штамп або печатку режимно-секретного проставляють в двох кутах діагоналлю, а на склеєних (вклеєних) – у місцях склеювання (вклеювання). Про наклеювання документів з грифом секретності на карти і схеми на звороті цих карт і схем, а також у книгах обліку робляться відповідні записи.

Робочі зошити (блокноти), які видаються виконавцям для разового користування, повинні мати жорстку прокладку, що виключають можливість залишення відбитків документа, який складається.

Зброшуровані внутрішні описи документів, що знаходяться у виконавця обліковуються в режимно-секретному органі у журналі обліку робочих зошитів або в особистому рахунку. Особисті рахунки обліковуються в окремому журналі обліку робочих зошитів. Оформлення зброшурованих внутрішніх описів таке як і робочих зошитів.

Оформлення блокнотів з відривними аркушами таке як і робочих зошитів. Але прошивають блокнот так, щоб були прошиті корінці аркушів. Нумеруються в блокноті аркуші та корінці. На кожному відривному аркуші зліва біля верхнього краю ставиться штамп режимно-секретного органу або печатка “Для пакетів”. У штампі або від руки пишеться номер блокнота і аркуша (наприклад, 15/1, 15/2, 15/3 і так далі). Звіряють правильність реєстрації.

Зручність блокнота в тому, що до друкувального підрозділу здається не блокнот, а окремі аркуші, що виключає нагромадження в блокноті секретної інформації.

Робочі зошити знищуються по акту, а окремі аркуші блокнота та корінці, що залишаються – за двома підписами працівників РСО у журналі обліку підготовлених документів. Якщо у режимно-секретному органі працює один працівник – другим є працівник, який згідно з наказом керівника установи замінює працівника режимно-секретного органу на період відпустки, відрядження, хвороби тощо. Відмітку про знищення використаних аркушів проводять на корінцях відривних аркушів або на контрольному аркуші. Блокнотом можуть користуватися декілька виконавців, а робочим зошитом один. У тих випадках, коли документ, що має гриф секретності неможливо розробити в робочому зошиті (блокноті) або коли документ розробляється декількома виконавцями, їм можуть бути видані окремі аркуші, попередньо обліковані в режимно-секретному органі; іноді для підготовки документа, що має гриф секретності, використовуються бланки, виготовлені форми, які також попередньо реєструються як окремі аркуші.

Необхідно записати в картці обліку видачі документа (справи), дату видачі, кількість аркушів, прізвище виконавця, перерахувати аркуші та видати виконавцю під підпис у картці обліку видачі документа (справи). Здійснюють розкладання карток у картотеці по виконавцях.

Під час приймання робочих зошитів (блокнотів) окремих аркушів від виконавців необхідно перевірити облікові номери на документі і картці видачі документа (справи), перерахувати аркуші, списати робочий зошит (блокнот) окремі аркуші у картці обліку видачі документа (справи).

1.8 ІНВЕНТАРНИЙ ОБЛІК ДОКУМЕНТІВ
У журналі обліку видань з грифом секретності реєструються видання (брошури), схеми, а якщо не ведеться журнал інвентарного обліку технічних документів, то й надіслані технічні документи.

Зброшуровані видання (брошури) реєструються у журналі інвентарного обліку письмових зброшурованих матеріалів (журнал обліку вхідних, видрукованих, вихідних і інвентарних документів).

Зброшуровані матеріали виготовляються шляхом додання до документів, взятих на інвентарний облік, обкладинки та чистого першого та останнього аркушів, прошиваються (без обкладинки), аркуші нумеруються (номери проставляються у правому верхньому куті аркуша поза текстом документа), на зворотній стороні останнього аркуша проставляється штамп та заповнюються його реквізити (робиться напис цифрами та прописом про кількість прошитих аркушів, де перший і останній аркуші враховуються як аркуші без грифа секретності), опечатуються за допомогою паперової наклейки з відтиском печатки РСО “Для пакетів” (вона наклеюється на зворотній стороні останнього аркуша так, щоб захопити нитки прошивки) і засвідчується підписом працівника РСО, який оформляв інвентарний облік. На обкладинці та на першому облікованому і прошитому аркуші вказується гриф секретності (згідно з грифом секретності зброшурованого матеріалу), інвентарний номер за журналом інвентарного обліку письмових зброшурованих матеріалів (журнал обліку вхідних, видрукованих, вихідних і інвентарних документів), заголовок, кількість аркушів.

При невеликій кількості матеріалів, які обліковуються, може вестись один журнал інвентарного обліку письмових зброшурованих матеріалів, замість журналу обліку видань з грифом секретності (журнал інвентарного обліку письмових зброшурованих матеріалів вміщує всі вимоги журналу обліку видань з грифом секретності).

Для зручності проведення перевірок наявності брошур (схем, технічних документів) при реєстрації у журналі інвентарного обліку письмових зброшурованих матеріалів (журналі обліку видань з грифом секретності) кожному примірнику присвоїти свій окремий інвентарний номер. Під час перевірок номерам примірників увага не приділяється, а в акті зазначаються тільки інвентарні номери.

Під час прийому документів з грифом секретності друкованого та попереднього обліку:

  • перевірити наявність позначок (найменувань) на кожному аркуші документа, перерахувати та перевірити нумерацію аркушів, номери примірника, реєстраційний номер документа, назву та гриф секретності. Підпис за отримання документа та додатку;

  • приймаючи документи від підрозділу, який займався їх розмножуванням, звірити реєстраційні номери документів, номери примірника, відповідність найменування у документі та наряді, провести перерахунок аркушів, підпис за документ та наряд у журналі обліку виготовлення копій;



  • підібрати та скомплектувати матеріали вхідних документів, зареєструвати документи, в журналі інвентарного обліку письмових зброшурованих матеріалів, проставлення інвентарного номера на документі, завірити підпис працівника, що проводить реєстрацію.



Під час приймання документів для заміни окремих аркушів необхідно прийняти документи від сховища для заміни, вилучення або доповнення окремих аркушів документів з перерахунком аркушів та під підпис в картці обліку видачі документа (справи).

Під час заміні, вилученні та доповненні окремих аркушів документів проводиться розкомплектування документів, заміна, доповнення чи вилучення окремих аркушів, брошурування, переоформлення завіряючих підписів документів, опломбування, позначки про виконані операції на супроводжувальних листах, в журналах (картках) обліку підготовлених документів, друкованих та вхідних документах.

Повернення документів до сховища після заміни, вилучення чи доповнення документа під підпис в

картці обліку видачі документів (справ) з перерахунком аркушів.

Під час знищення замінених та вилучених аркушів з документів інвентарного обліку необхідно провести перевірку інвентарного номера, номера примірника, індексу документа та номерів окремих замінених чи вилучених аркушів за журналом інвентарного обліку письмових зброшурованих матеріалів. Знищити аркуші документів у встановленому порядку. Зазначити про знищення аркушів документів в журналі інвентарного обліку письмових зброшурованих матеріалів або журналі обліку вхідних, видрукованих, вихідних і інвентарних документів.

1.8 ЗБЕРІГАННЯ ТА ВИДАВАННЯ УСІХ ВИДІВ ІНВЕНТАРНИХ ДОКУМЕНТІВ, КРІМ ДОКУМЕНТІВ, ВИКОНАНИХ НА КАЛЬЦІ
Внести отримані на зберігання документи у внутрішній опис шафи, альбому. Розкласти документи у шафи і альбоми, помітити місцезнаходження документів у каталожних картках, розкласти каталожні картки за їх тематичною приналежністю до картотеки.

При пошуку та видачі документів для внесення замін (вилучення та доповнення окремих аркушів) прийняти запит на необхідні документи, пошук документів за католожною карткою, відбір документів, видача документів з перерахунком аркушів під підпис в картці обліку видачі документа (справи).

Звірити правильність внесення замін у документи і позначки у супроводжувальному листі та наряді з реєстраційними даними журналу інвентарного обліку письмових зброшурованих матеріалів. Списати документ в картці обліку видачі документа (справи). Внести заміни у внутрішній опис шафи, альбому про заміни кількості аркушів у документах.

При пошуку та видачі документа з грифом секретності виконавцю необхідно перевірити наявність дозволу на видачу документа виконавцю та видати. При цьому записати прізвища виконавця та дату видачі документа, перерахувати аркуші, підписатися у картці обліку видачі документа (справи).

Прийняти документи з підписом у картці обліку видачі документа (справи), звірити гриф секретності, найменування, обліковий номер та номер примірника документа з карткою обліку. Перерахувати аркуші в документі, поставити підпис в обліковій картці про повернення документа.

Розкласти документи з грифом секретності, отримані від виконавців, на місця їх зберігання.


    1. ЗБЕРІГАННЯ ТА ВИДАВАННЯ ІНВЕНТАРНИХ ДОКУМЕНТІВ, ВИКОНАНИХ НА КАЛЬЦІ, ВНЕСЕННЯ ДО НИХ ЗМІН


Прийняти документи каталожних карток попримірникового обліку. Звірити гриф секретності, найменування, облікові номери на кожному аркуші документа з обліковою карткою, кількість аркушів з перерахунком, підпис в обліковій картці за звірку реєстраційних даних. Перевірити правильність даних про документ у каталожній картці.

Оформлення документів в обкладинки (шляхом додання до документів обкладинки та чистого першого та останнього аркушів, прошиваються (без обкладинки), аркуші нумеруються на зворотній стороні останнього аркуша проставляється штамп та заповнюються його реквізити (робиться напис цифрами та прописом про кількість прошитих аркушів, перший і останній аркуші враховуються як аркуші без грифа секретності), опечатуються за допомогою паперової наклейки з відтиском печатки РСО “Для пакетів” і засвідчується підписом працівника РСО) з проставленням на них облікових номерів документа та кількості аркушів (з перерахунком). Розкласти документи в шафи, а каталожні картки розмістити в картотеці.

Після внесення змін в документ перевірити правильність їх внесення на підставі облікової картки, наявність на аркушах документа номера повідомлення на заміну, літера запису, запис про внесені заміни на аркуші реєстрації, списання документа в особистому рахунку. Звірка розміток в інвентарній картці про місце знаходження вилучених аркушів з номенклатурної справи.


    1. СКЛАДАННЯ НОМЕНКЛАТУРИ СЕКРЕТНИХ СПРАВ.

ФОРМУВАННЯ, ОБЛІК , ЗБЕРІГАННЯ ТА ВИДАЧА СЕКРЕТНИХ СПРАВ
З метою правильного формування справ, надійного зберігання документів і їх пошуку розробляється номенклатура справ з урахуванням завдань та функцій установи та її структурних підрозділів.

Основним нормативним документом при визначенні термінів зберігання та їх відбору на державне зберігання є “Перелік типових документів, що утворюються в діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших установ, організацій і підприємств, із зазначенням термінів зберігання документів”. ( показати )

Номенклатура справ є обов’язковим для кожного РСО документом, який складається для створення єдиної системи формування справ, забезпечення їх обліку, швидкого розшуку за його змістом та видом, відбору документів на державне зберігання у процесі діловодства. До номенклатури справ повинні включатися усі справи, які відображають питання діяльності установи, а також справи, тимчасово не закінчені провадженням, ті, що надійшли з інших установ для продовження їх ведення, а також журнал обліку журналів, картотек і завершених виробництвом справ.

Номенклатура є основним обліковим документом секретних справ календарного року та підставою для їх обліку . До номенклатури включаються усі справи одного календарного року, перехідні, ті що надійшли з інших установ для продовження їх ведення а також журналобліку журналів, картотек і завершених провадженням справ. У справи групуються секретні документи одного календарного року. Ведення перехідних справ дозволяється у виняткових випадках та в обмеженій кількості з питань, що вирішуються протягом декількох років. Перехідні справи вносяться до номенклатури справ кожного року за одним і тим самим порядковим номером з моменту їх заведення і до закриття з відміткою про це у номенклатурі справ минулого року “Перехідна, ведеться з ____ року”.

Є три види номенклатур справ: типова, примірна та індивідуальна.

Типова номенклатура справ встановлює типовий склад справ для режимно-секретного органу однорідних за характером діяльності, з єдиною системою індексації і є нормативним актом.

Примірна номенклатура справ встановлює примірний склад справ для режимно-секретного органу , що однорідні за характером діяльності, але різних за структурою, і має рекомендаційний характер.

Типові і примірні номенклатури справ розробляють вищестоящі режимно-секретні органи для мережі режимно-секретних органів, що входять до сфери їх управління і використовуються ними як методичні посібники під час складання індивідуальних номенклатур справ.

Незалежно від наявності типової чи примірної номенклатури справ кожен режимно-секретний орган повинен мати індивідуальну номенклатуру справ.

Номенклатура справ складається на підставі вивчення документів з усіх питань діяльності режимно-секретного органу і таким чином, щоб кожний виконавець міг ознайомитися з тим обсягом матеріальних носіїв секретної інформації, які необхідні йому для виконання службових обов’язків. Підписується начальником РСО, обов’язково погоджується з керівником архівного підрозділу і затверджується керівником установи, та обліковується у журналі обліку підготовлених документів, зберігається у начальника режимно-секретного органу установи чи у працівника, відповідального за ведення номенклатури справ, а після річної перевірки наявності документів підшивається в окрему справу з номенклатурами. Зброшуровані номенклатури справ дозволяється брати на облік у журналі обліку журналів, карток і завершених виробництвом справ.

Кожна справа, включена до номенклатури справ, повинна мати умовне позначення (арабськими цифрами) – індекс. Індекс справ структурного підрозділу складається з індексу структурного підрозділу (за штатним розписом) та порядкового номера справи в межах підрозділу. У разі наявності у справі томів індекс ставиться на кожному томі із зазначенням: том перший, том другий тощо.

Зміни та доповнення до номенклатури справ проводяться за дозволом начальника РСО і поданням керівників структурних підрозділів. До справ з відміткою “Літера М” зміни та доповнення вносяться з дозволу особи, яка затвердила номенклатуру справ.

До номенклатури справ не включаються друковані видання, брошури, довідники, бюлетені, реферативні журнали, експрес-інформація тощо.

У номенклатурі справ протягом діловодного року в графі “Примітка” робиться відмітка про заведення і включення нових справ, про перехідні справи, про посадових осіб, відповідальних за формування справ тощо.

Томи справ та журнал обліку журналів, картотек і завершених виробництвом справ вносяться до номенклатури справ в міру заведення із зазначенням дати заведення справи (тому), прізвищ та ініціалів усіх виконавців, яким надається право користування відповідною справою, прізвище та ініціали виконавця, відповідального за ведення справи (тому). По закінченні справ (томів) у номенклатурі справ робиться запис про дату закінчення справи (тому), кількість аркушів та про інші необхідні дані.

У разі заведення справ, непередбачених номенклатурою справ, вони вносяться до відповідного розділу номенклатури під час їх заведення. З цією метою у кожному розділі номенклатури справ залишаються резервні номери.

Якщо передбачену номенклатурою справ справу не було заведено, то після закінчення року в номенклатурі справ у графі “Примітка” робиться відмітка “Справа не заводилася”, яка завіряється підписом начальника чи працівника РСО, відповідального за формування справ.

Після закінчення поточного року номенклатура справ обов’язково закривається, в кінці номенклатури робиться підсумковий запис, у якому вказується кількість заведених справ (томів) постійного і тимчасового зберігання та справ, які переходять на наступний рік. Підсумковий запис скріплює своїм підписом особа, відповідальна за секретне діловодство. При заведенні нового журналу обліку журналів, карток і завершених виробництвом справ попередній журнал обліковується в ньому.

Номенклатуру справ щорічно (не пізніше листопада-грудня) переглядають, аналізують і уточнюють.

Номенклатура справ підлягає перепогодженню з відповідним державним архівним підрозділом один раз на п’ять років або у разі змін у структурі, функціях та характері роботи РСО.

Формування справ – це групування виконаних документів у справи відповідно до номенклатури справ.
1   2   3   4   5   6   7   8   9   10

Схожі:

Лекція на тему: Отримання, обробка, облік, зберігання І поводження...
Закон України “Про інформацію”: Закон України від 02. 10. 92 №2657-хii // Відомості Верховної Ради України. – 2002. – №29. – Ст....

Лекція: Ведення документів документів, що містять конфіденційну
Розмноження І розсилання ( відправлення документів )з грифом для "Для службового користування"

Перелік облікових документів із зазначенням термінів їхнього зберігання
Акти на вилучення документів, акти перевірки бібліотечних фондів, картки облікового каталогу на документи, що вибули

3. Облік доходів Лекція Облік доходів
Доходи бюджетних установ – це кошти, що надходять бюджетним установам відповідно до затвердженого кошторису

Книга обліку дітей
Перелік обов’язкового складу документів відповідальність за формування та зберігання яких несуть

Список сімей, які знаходяться в загальній черзі на отримання житла...

Список сімей, які знаходяться в пільговій черзі на отримання житла...

Методичні рекомендації до проведення уроку з предмета «Товарознавство продовольчих товарів»
Урок проводиться на третьому курсі (ліцейні групи). З теоретичним матеріалом учні ознайомлені. Тема вивчалась на першому курсі І...

Ізмаїльський районний відділ освіти методичний кабінет п л а н організаційно-методичної...
Формування пакетів документів на отримання одноразової допомоги дітям-сиротам та дітям, позбавлених батьківського піклування по досягненню...

Рішенням комітету з конкурсних торгів пат «Укртранснафта» у місті Києві
Дк 016: 2010) Послуги зберігання та видачі, код 63121000-3 за дк 021: 2015) (Зберігання нафти сирої)



База даних захищена авторським правом © 2017
звернутися до адміністрації

l.lekciya.com.ua
Головна сторінка