Пошук по сайту


Лекція: "Вимоги до ведення загального діловодства "

Лекція: "Вимоги до ведення загального діловодства "

Сторінка1/8
  1   2   3   4   5   6   7   8

http://antibotan.com/ - Всеукраїнський студентський архів

НАЦІОНАЛЬНИЙ УНІВЕРСИТЕТ

" ЛЬВІВСЬКА ПОЛІТЕХНІКА "


кафедра " Інформаційна безпека"


ЛЕКЦІЯ:
"Вимоги до ведення загального діловодства "

2010 р.
Питання лекції:
Вступ.


  1. Проектування і виготовлення бланків організаційно-розпорядчих документів;

- правила офрмлення постійних і змінних реквізитів організаційно-розпорядчих документів;

2. Основні види організаційно - розпорядчих документів ( довідка, доповідна записка, наказ, пояснювальна записка, акт, протокол ).

3. Ділове листування.

  • правила оформлення службових листів.

4. Складання номенклатури справ.

  • зведена номенклатура справ установи.

5. Формування й оформлення справ.
Висновки.
Час: 6 годин
Список рекомендованої літератури:

Законодавчі та нормативні акти:
- Постанова Верховної Ради України " Про Державний Герб України"// Відомості Верховної

Ради України. - 1992. - № 40. - Ст.592.

- Постанова Кабінету Міністрів України від травня 2004 року № 655 " Про затвердження

зразків та описів печатки, бланки і вивіски національного закладу( установи )".

- Постанова Кабінету Міністрів України від 17 жовтня 1997 року № 1153 " Про затвердження

Примірної інструкції з діловодства у міністерствах, інших центральних органах

виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої

влади" ( із змінами згідно до Постановами Кабінету Міністрів України № 1577 від

77 листопада 2001 р., № 1106 від 17 липня 2003 р., № 1173 від 28 липня 2003 р.).
Стандарти і класифікатори:
- ДСТУ 4163-2003 р. Державна уніфікована система документації . Уніфікована система

організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів. Видання офіційне. - К.:Держстандарт України, 2003. - 21 с.

Література:
- С.М. Головань, В.Б. Дудикевич, В.С. Зачипило, Л.Т. Пархуць, В.О. Хорошко , Л.М. Щербак

Документаційне забезпечення робіт із захисту інформації з обмеженим доступом,

Підручник.- Львів : Видавництво Національний університет " Львівська політехніка," 2005 .

288с.

- А.Н. Діденко Сучасне діловодство. Навч. Посібник. - 4-е вид. - Київ; Либідь, 204. - 384 с.

- Кірічок О.Г., Корбутяк В.І., Процюк В.К., Дубич К.В. Документовання у менеджменті:

Підручник: Вид. 2-ге, перероб. - Київ: Центр навчальної літератури, 2005. - 216 с.

  • Гончарова Н.І.Документаційне забезпечення менеджменту: Навчальний посібник. - К.:

Центр навчальної літератури, 2006. - 260 с.

Вступ

Важливою галуззю діяльності суспільства є ділова сфера, яка полягає у встановленні партнерських контактів між закладами, установами, підприємствами, а також у налагоджуванні приватних стосунків між людьми. Така діяльність реалізується за допомогою документів - носіїв відповідної інформації. Управління суспільством, галуззю народного господарства чи підприємством являє собою з погляду технології процес отримання, обробки і передачі інформації. Переважна частина інформації, яка використовується в управлінні фіксується. Це обов"язковий елемент управлінської діяльності, оскільки в в сучасних умовах отрумувати, зберігати і передавати інформацію можна лише зафіксувавши її попередньо.

Особливості сучасного діловодства, насамперед у переведенні його на державну мову, широкому застосуванні комп"ютерних систем оброблення та друкування документів, необхідності дотримання вимог чинних державних стандартів у цій галузі, впровадження раціональних прийомів роботи.

Дотримання стандартів із діловодства в практичній роботі органів управління та документування сприяє встановленню чіткого організаційно-технічного порядку, викоріненню бюрократизму й тяганини. Опанування прийомів раціональної роботи з документами дає змогу скоротити час на їх складання, опрацювання й пошук, організувати чіткий контроль за проходженням та виконанням. Зрештою, правильно підготовлений і належним чином оформлений документ - це свідчення культури виконавця.

В лекції узагальнено й систематизовано теоритичний матеріал із діловодства і на конкретних прикладах показано, як правильно скласти й оформити той чи інший документ. На основі чинних державних стандартів подано правила складання та оформлення службових документів, порядок ведення загального діловодства - приймання, реєстрації, облік, передання на розгляд керівництву та виконавцям, відправлення, зберігання, видачі, перевірки наявності та знищення документів, що містять конфіденційну інформацію, що є власністю держави і яка має гриф обмеження доступу “Для службового користування” та “Таємно”.

Управлінська діяльність установ здійснюється шляхом видання розпорядчих документів.

Видання розпорядчих документів установ визначається актами законодавства, положеннями (статутами) про них. З питань, що становлять взаємний інтерес і належать до компетенції різних установ, можуть прийматися спільні розпорядчі документи.

Підставою для прийняття розпорядчих документів в установах є:

  • Конституція і закони України, постанови Верховної Ради України, укази і розпорядження

Президента України, декрети, постанови і розпорядження Кабінету Міністрів України;

  • провадження виконавчої і розпорядчої діяльності з метою виконання установою покладених

на неї завдань і функцій;

- потреба у правовому регулюванні діяльності.

Діловодство- це діяльність, яка охопляє питання документування та організації роботи з документами в процесі управлінської діяльності.

Документ ( з лат. "спосіб доказу", " повчальний приклад ") - це матеріальний об"єкт, що містить у зафіксованому вигляді інформацію, оформлений у заведенному порядку й має відповідно до чинного законодавства юридичну силу ( ДСТУ 2732-94" Діловодство й архівна справа. Терміни та визначення ").

Класифікація документів - це поділ документів на класи за найбільш загальними ознаками схожості і відмінності. Мета класифікації полягає в підвищенні оперативності роботи апарату управління та відповідальності виконавців. Найважливішою класифікаційною ознакою документа є його зміст, зокрема відношення зафіксованої в ньому інформації до предмету чи до напрямку діяльності людини. Документи класифікуються за такими ознаками:

  • спосіб фіксації інформації; зміст; назва; вид; складність; місце складання; термін

виконання; походження; гласність; юридична сила; стадія виготовлення; термін

зберігання; рід діяльності та ін.

За способом фіксації інформації розрізняють такі документи:

письмові, до яких належать усі рукописні і друковані документи, виготовлені за допомогою друкарської та розмножувальної оргтехніки;

графічні, в яких зображення об’єктів передано за допомогою ліній, штрихів. Це графіки, рисунки, малюнки, мапи, схеми тощо;

фото - і кінодокументи – такі, що створені способом фотографування і кінематографії. Це кіно - і фотоплівки, фотокартки;

фотодокументи – такі, що створюються за допомогою звукозаписування і відтворюють звукову інформацію (запис під час проведення нарад, семінарів, засідань тощо).

Оформляють документи на папері,магнітних носіях тощо.

За змістом документи поділяють на:

  • організаційно-розпорядчі;

  • фінансово-розрахункові;

  • постачально-збутові та ін.

Організаційно-розпорядчі документи - це управлінська документація, що слугує засобом здійснення й регулювання процесів управління. Документи, які належать до організаційно-розпорядчих документів, можна умовно поділити на такі групи:

  • організаційні ( положення, інструкції, правила; статути тощо );

  • розпорядчі ( постанови, рішення, розпорядження, вказівки тощо);

  • довідково-інформаційні ( довідки, протоколи, акти, службові листи, звіти, доповіді тощо);

  • з кадрових питань ( заяви, накази по особовому складу, особові картки, трудові книжки тощо);

  • особові офіційні ( пропозиції, заяви, скарги, автобіографії, розписки, доручення тощо ).

За видами документи поділяють на : типові, трафаретні, індивідуальні.

Типові що розробляються вищими органами влади для підвідомчих організацій з однородними функціями й мають обов"язковий характер. Трафаретні, котрі виготовляються друкарським способом : незмінювавана частина тексту документа друкується на поліграфічних машинах, а для змінної інформації залишаються вільні місця. Такі документи тепер найпоширеніші, оскільке на їх складання та опрацюванні економиться час. Індивідуальні, які створюються кожного разу по-новому. Це доповідні записки, службові, пояснювальні записки, автобіографії тощо.

За найменуванням: накази, положення, протоколи, листи, телеграми, довідки, інструкції, правила.

За походженням: службові (офіційні) та особисті. Службові документи готують установи та службові особи, які їх представляють. Особисті документи – окремі особи поза сферою їх службової діяльності.

За місцем походження: внутрішні та зовнішні. До внутрішніх належать документи, чинні лише в установі, де їх складено і не виходять за її межі. До зовнішніх – ті документи, які є результатом спілкування установи з іншими установами (вхідні і вихідні документи).

За формою: стандартні (типові) та індивідуальні (нестандартні). Стандартні – це документи, які мають однакову форму і заповнюються в певній послідовності за обов'язковими правилами (типові листи, інструкції, положення). Індивідуальні документи створюють у кожному конкретному випадку для вирішення окремих ситуацій.

За строками виконання: звичайні і термінові (з позначкою “Терміново” і ті, що виконуються у строки, встановлені законом, правовим актом, керівником).

За напрямком: вхідні, вихідні та інвентарного обліку.

За стадіями створення: оригінали, копії. Листуючись з установами у справах, завжди залишають потрібні для довідок копії. Оригінал і копія мають однакову юридичну силу. Копія – документ в якому точно відтворено інформацію документа, а також усі його зовнішні ознаки або частину їх, і відповідним чином оформлено. Є такі види копій: відпуск (повна копія вихідного документа, виготовлена водночас з оригіналом через копіювальний папір), витяг (копія офіційного документа, що відтворює певну його частину і відповідно засвідчена) і дублікат (повторний примірник документа, який має юридичну силу оригіналу);

За строками зберігання: документи постійного, тривалого (понад 10 років) та тимчасового (до 10 років) зберігання;

За юридичною силою : справжні ( істинні) та фальшиві ( підроблені ). Справжні документи готуються в установленому законом порядку за всіма правилами. Своєю чергою, справжні документи бувають чинні і нечинні. Документ стає нечинним, коли втрачає юридичну силу з

будь- яких причин. Фальшиві в яких зміст чи оформлення не відповідає істині.

Документи, які видають на підставі розпорядчих документів вищої установи, обов’язково мають посилання на них із зазначенням найменування цих документів, дат, номерів і заголовків.

Закон України “Про інформацію”, визначив режим доступу до інформації, поділивши її на відкриту та інформацію з обмеженим доступом, яка за своїм правовим режимом поділяється на конфіденційну та таємну (документи, що мають ступені секретності: “особливої важливості”, “цілком таємно”, “таємно”, та конфіденційна інформація, що є власністю держави і має гриф обмеження доступу “Для службового користування”).

Порядок одержання, використання, поширення, зберігання та знищення документів, які містять:

відкриту інформацію, визначають державні стандарти, індивідуальні інструкції з діловодства в установах, що регламентують правила створення та оформлення документів. Відповідальність за організацію діловодства в установі несе керівник установи. Ведення діловодства відповідно до вимог державних стандартів та інструкцій з діловодства установ покладається на управління справами, загальний відділ, канцелярію або секретаря (далі – канцелярія). В установах, їх структурних підрозділах, у яких за штатним розписом не передбачено посади працівника з діловодства, ця робота покладається на спеціально призначену для цього особу;

з грифом “Для службового користування”, установлює Інструкція про порядок обліку, зберігання і використання документів, справ, видань та інших матеріальних носіїв інформації, які містять конфіденційну інформацію, що є власністю держави, затвердженою постановою Кабінету Міністрів України від 27 листопада 1998 року № 1893. Робота з документами, що мають гриф “Для службового користування”, покладається на канцелярію;

з грифом “особливої важливості”, “цілком таємно”, “ таємно”, установлює “Порядок організації та забезпечення режиму секретності в органах державної влади, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях”, затверджений постановою Кабінету Міністрів України від 02.10.20003 № 1561-12.

Контролюють нерозголошення відомостей, що містяться в документах з грифом “Для службового користування”, режимно-секретні органи установ.

Проектування і виготовлення бланків організаційно-розпорядчих документів

Всі службові документи повинні оформлюватись на бланках установи. Бланки виготовляються згідно з вимогами державних стандартів з обов"язковим додержанням таких правил:

  • встановлюються два види бланків: бланк для листів і загальний бланк для інших видів організаційно-розпорядчих документів. Виготовлення бланків конкретних видів документів допускається, якщо їх кількість на рік не перевищує 200 одиниць;

  • бланки кожного виду повинні виготовляться на основі кутового або поздовжнього розміщення реквізитів ( реквізит - обов"язковий інформаційний елемент, властивий певному документу).

Кутове розташування реквізитів вважається більш економічним з точки зору корисного використання робочої поверхні аркуша. Вся постійна інформація на такому бланку зосереджується ліворуч від нульового положення, тобто від краю лівого берега.

Поздовжнє розташування реквізитів заголовної частини продовжується до меж правого берега. Реквізити розміщуються у встановлених межах з припущенням + 3 мм

  • реквізити заголовка розміщуються центрованим ( початок і кінець кожного рядка реквізиту однаково віддалені від меж площі ) або прапоровим ( кожний рядок реквізиту починається від лівої межі площі ) способом;

  • бланки повинні виготовлятись друкарським способом на білому папері або папері світлих тонів фарбами яскравих тонів;

Такі технічні обмеження дозволяють розробити єдині підходи до загального вигляду офіційних бланків, основними з яких є :

загальний бланк;

  • бланк конкретного документу;

  • бланк листа;

Таким чином, бланк документа - це стандартний аркуш з попередньо відтвореною на ньому постійною інформацією реквізитів і місцем, відведеним для внесення змінної інформації.

Бланки заповнюють конкретними відомостями. Найпоширенішими є бланки актів, довідок, наказів, протоколів, листів.

Як правило, загальний бланк документа розробляється і тиражується в кожній установі в кількості достатній для оформлення більшості управлінських документів. На основі загального бланку установи та організації можуть розроблені бланки конкретних видів документів.

Бланк національного закладу (установи виготовляється на аркуші форматом А4 ( 210х297 міліметрів ) і Ф5 (148х210 міліметрів) Такі формати документів найбільш поширені, що відповідає міжнародним правилам, а також можливостям технічних приладів, традиційно використовуваних у сфері управління. Корисна площа стандартного аркуша передбачає умовний на активну зону і береги (поля ). Активна зона заповнюється інформацією, яка потребує швидкого і безперешкодного сприймання візуально або технічним пристроєм.

Берег ( поле )- це вільна площа документа від зовнішнього краю аркуша до реквізиту. Для управлінських документів встановлені такі береги (поля):

лівий берег - 30 міліметрів ( призначено для нанесення реквізитів 2, 20, а також для зберігання

документа в технічних засобах ) ;

правий берег - 10 міліметрів ( це резерв, залишений задля збереження тексту документа );

верхний берег - 20 міліметрів ( призначено для проставлення сорінок, нанесення реквізитів 1,4,5 );

нижній берег - 20 міліметрів ( для нанесення реквізитів 29, 30, 31).

Згідно з Постанова Кабінету Міністрів України від 22 травня 2004 р. № 655" Про затвердження зразків та описів печатки, бланка і вивіски національного закладу (установи)" має друкуватись на аркуші формат А4( 210х297 ), посередині аркуша вгорі розміщується зображення малого Державного Герба України (тризуба) завширшки 12 міліметрів, завтовшки 17 міліметрів, під яким центровим способом розміщується напис " Україна " , нижче - повне найменування центрального органа виконавчої влади, до сфери якого належить національний заклад ( установа ), найменування національного закладу ( установи ).

Напис " Україна " виконується шрифтом академічної гарнітури, кеглем 12 прописним, напівжирним. Написи найменувань центрального органа виконавчої влади та національного закладу виконується шрифтом академічної гарнітури, кеглем 14 прописним , напівжирним.

Під текстом зазначається індекс підприємства зв"язку, поштова адреса та номер телефону національного закладу( установи ) ( шрифт літературної гарнітури, кегль 10 рядковий, світлий).

Написи відокремлюються від чистого поля аркуша двома рисками - спочатку жирною, нижче тонкою. Під рисками у лівому верхньому кутку чистого поля аркуша розміщуються два рядки для дати та індексу вхідного документа, а також для посилання на індекс і дату вхідного документа. Відстань від верхнього обрізу аркуша до двох рисок повинна становити не більш ніж 70 міліметрів. Виготовлені бланки установи обліковуються, а їх використання підлягає суворому контролю. З метою такого контролю на нижньому березі із зворотної сторони аркуша бланку проставляють порядковий номер документа друкованим способом або за допомогою механічного нумератора. (Приклад 1 )



Розширення ділових партнерських зв"язків з іншими державами обумовлює необхідність виготовлення бланків, надрукованих двома мовами: державною та відповідно іноземною. Вміщення на бланку інформація викладається спочатку державною мовою і після цього дублюється іноземною з повторенням кожного реквізиту. Для таких бланків передбачено ріжкове розташування реківзитів: ліворуч розміщуються реквізити українськлю мовою, праворуч іноземною. (Приклад 2 )

  1   2   3   4   5   6   7   8

поділитися в соціальних мережах



Схожі:

С. Писарівка
Міністерства освіти І науки України від 28. 08. 2013 №1239, з метою встановлення єдиних вимог І подальшого вдосконалення системи...

Положення про вимоги щодо ведення та перевірки зошитів з математики...
Он україни №1/9-529 від 27. 12. 2000р «Орієнтовні вимоги до виконання письмових робіт І перевірки зошитів з природничо-математичних...

Лекція: Ведення документів документів, що містять конфіденційну
Розмноження І розсилання ( відправлення документів )з грифом для "Для службового користування"

Вимоги до ведення та перевірки учнівських зошитів із української...
Для контрольних робіт з української мови в усіх класах використовують по одному зошиту

Методичні рекомендації щодо ведення та перевірки зошитів із світової...
Мандровний О. М., методист міського методичного центру відділу освіти виконавчого комітету Славутицької міської ради

Методичні рекомендації розроблено на основі листа мон україни від...
Підвищення вимог до якості викладання всіх предметів вимагає ґрунтовного поліпшення порядку ведення учнівських зошитів. У боротьбі...

Методичні рекомендації щодо ведення зошитів з української мови та літератури
України від 28. 04. 2006 року №1/9-301 «Вимоги до виконання письмових робіт учнів загальноосвітніх навчальних закладів І перевірки...

Державний заклад «Навчально-методичний кабінет професійно-технічної...
Загально-методичні підходи до оформлення та ведення комплектів навчально-програмної документації, навчально-методичної документації...

Форма отримання вхідни потоків І вимоги до них
Зу «Про господарську діяльність», статут підприємства, законодавче забезпечення, методичні вимоги та інші нормативні акти, що регулюють...

Вступ
Нтр. Природно, що нтр відіграє роль у вдосконаленні вищої освіти. Це висуває нові підвищені вимоги до знань студентів І щоб задовольнити...



База даних захищена авторським правом © 2017
звернутися до адміністрації

l.lekciya.com.ua
Головна сторінка